論大項(xiàng)目的跟蹤和控制
摘要：
在信息系統(tǒng)工程建設(shè)管理中，尤其是在國(guó)家級(jí)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，，為保障工程施工進(jìn)度和質(zhì)量，項(xiàng)目的跟蹤和控制在項(xiàng)目的工程建設(shè)中是極其重要的。本文結(jié)合作者的項(xiàng)目實(shí)踐，以《2009年國(guó)家通信網(wǎng)應(yīng)急指揮平臺(tái)》項(xiàng)目建設(shè)為例 ，討論了如何做好大項(xiàng)目的跟蹤和控制，包括如何做好時(shí)間管理與控制，避免項(xiàng)目進(jìn)度延遲，如何嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，獲得客戶(hù)認(rèn)可，如何控制項(xiàng)目成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)盈利等內(nèi)容。該項(xiàng)目是以構(gòu)建工業(yè)和信息化部應(yīng)急指揮平臺(tái)為中心，上行與國(guó)務(wù)院應(yīng)急指揮平臺(tái)相聯(lián)，下行與?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）通信管理局相聯(lián)的上下貫通、信息共享、安全可靠的現(xiàn)代化國(guó)家通信應(yīng)急指揮平臺(tái)為目標(biāo)，系統(tǒng)建設(shè)必須在2010年5月1日之前完成，為達(dá)到建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量的要求，項(xiàng)目經(jīng)理必須對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的跟蹤控制管理。
引言：
眾所周之，項(xiàng)目管理中有個(gè)“金三角”，即時(shí)間、質(zhì)量、成本，要想讓項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、并且不超出預(yù)算成本的前提下，能夠順利完成，項(xiàng)目經(jīng)理必須從時(shí)間、質(zhì)量、成本三個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的跟蹤和控制。
2009年2月，筆者參加了《2009國(guó)家通信應(yīng)急指揮平臺(tái)》的項(xiàng)目建設(shè)，擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理，該項(xiàng)目被劃分成3個(gè)子系統(tǒng)：應(yīng)急指揮基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)、基礎(chǔ)支撐系統(tǒng)、綜合應(yīng)用系統(tǒng)，其中綜合應(yīng)用子系統(tǒng)包括8個(gè)組成部分：寬帶VSAT應(yīng)急網(wǎng)監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)、通信物理網(wǎng)監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)、通信業(yè)務(wù)網(wǎng)監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)、應(yīng)急預(yù)案管理系統(tǒng)、通信保障應(yīng)急物資管理系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、通信保障應(yīng)急事務(wù)處理系統(tǒng)、通信保障應(yīng)急工作決策支持系統(tǒng)。項(xiàng)目在各干系人的通力配合與支持下以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員的共同努力下，經(jīng)過(guò)近13個(gè)月的并肩作戰(zhàn)，最終于2010年4月15日全面通過(guò)系統(tǒng)驗(yàn)收，項(xiàng)目實(shí)施總成本花費(fèi)120.23萬(wàn)元，工程進(jìn)度比計(jì)劃提前了13天完成。  
為了做好本項(xiàng)目的跟蹤與監(jiān)控管理，筆者將從范圍、時(shí)間、質(zhì)量、成本三個(gè)方面來(lái)闡述本人在本項(xiàng)目中是如何進(jìn)行跟蹤和控制管理。
   項(xiàng)目范圍管理
它包括一系列子過(guò)程，用來(lái)確定項(xiàng)目包含且只包含保證項(xiàng)目能完成所需要的工作。其主要關(guān)注范圍內(nèi)容的定義和控制，即做什么和不做什么。
　　一、 做好時(shí)間跟蹤和控制，避免項(xiàng)目進(jìn)度延遲
項(xiàng)目時(shí)間管理是指項(xiàng)目能按時(shí)完成所必需的時(shí)間管理過(guò)程，通常情況下，進(jìn)度安排的準(zhǔn)確程度比成本估算的準(zhǔn)確程度更為重要。
眾所周之，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的制定對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的成功起著至關(guān)重要的作用。在本項(xiàng)目的管理過(guò)程中，我采用了項(xiàng)目時(shí)間管理中的三個(gè)比較常用的技術(shù)：工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、甘特圖（GANT）、（計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）PERT來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間的跟蹤和監(jiān)控。
首先，通過(guò)WBS ，將項(xiàng)目分解成若干工作任務(wù)，每個(gè)人有自己的工作任務(wù)與職責(zé)，使項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)成員都能明確自己的職責(zé)，然后通過(guò)郵件分別發(fā)送到各個(gè)成員的郵箱。在團(tuán)隊(duì)成員都明確自己的工作任務(wù)后，接著我開(kāi)始用MS project 項(xiàng)目管理軟件制作了本工程的甘特圖，來(lái)清晰的顯示出各個(gè)工作的時(shí)間長(zhǎng)度及截止時(shí)間和項(xiàng)目里程碑。
為了更好的給項(xiàng)目做預(yù)算，并估計(jì)項(xiàng)目的時(shí)間，我采用了PERT 中的單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)尋找項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。在項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施的過(guò)程中對(duì)于關(guān)鍵路徑上的工作遇到困難時(shí)，我采取了更換更有經(jīng)驗(yàn)的人員、加班以及進(jìn)行項(xiàng)目技術(shù)研討會(huì)等形式進(jìn)行控制；而對(duì)于非關(guān)鍵路徑上的工作，采用適當(dāng)?shù)膲嚎s工時(shí)等方法來(lái)進(jìn)行控制。
　　除此之外，在項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤與控制方面，我還采取了如下的方法：
　　1）通過(guò)工作日志讓項(xiàng)目組成員每天填寫(xiě)工作日志 ，以便能清楚的知道項(xiàng)目進(jìn)展情況和每個(gè)人的情況，以及及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目當(dāng)前存在的問(wèn)題并且快速的做出相應(yīng)的調(diào)整。
　（2）要求團(tuán)隊(duì)成員每周五下班前半個(gè)小時(shí)內(nèi)將本周完成的任務(wù)，下周需要完成的工作、本周工作中遇到的問(wèn)題、本周還未完成的任務(wù)以及沒(méi)有完成的原因進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)每位項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的周工作報(bào)告進(jìn)行匯總，找出項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，就一致性的問(wèn)題組織會(huì)議進(jìn)行討論，通過(guò)頭腦風(fēng)暴法解決存在的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。
　（3）編制《團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人任務(wù)跟蹤列表》來(lái)記錄了各位團(tuán)隊(duì)成員當(dāng)前有那些任務(wù)以及各個(gè)任務(wù)的時(shí)間段，并用不同的顏色標(biāo)明任務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r。通過(guò)此表，來(lái)查看項(xiàng)目進(jìn)展程度和作為團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效考核的依據(jù)。
二、 嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，獲得客戶(hù)認(rèn)可
項(xiàng)目質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要方面之一，它與范圍、成本、時(shí)間構(gòu)成了項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，它即包括為確保項(xiàng)目能滿足所需執(zhí)行的需求過(guò)程，又包括質(zhì)量管理職能的各種活動(dòng)，而這些活動(dòng)確定了質(zhì)量管理的策略、目標(biāo)和責(zé)任，并在質(zhì)量管理體系中憑借質(zhì)量規(guī)劃、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等措施決定了對(duì)質(zhì)量政策的執(zhí)行、對(duì)質(zhì)量目標(biāo)的完成以及對(duì)質(zhì)量責(zé)任的履行。
項(xiàng)目的最終目的是驗(yàn)收通過(guò)，并且保證公司獲得豐厚的利潤(rùn)。但要保證項(xiàng)目能夠早日驗(yàn)收通過(guò)，項(xiàng)目的質(zhì)量舉足輕重。為了保證項(xiàng)目的質(zhì)量符合要求，筆者主要采用了如下方法：
（1）使用基準(zhǔn)分析來(lái)進(jìn)行質(zhì)量的跟蹤和監(jiān)控。將實(shí)施過(guò)程中或計(jì)劃之中的項(xiàng)目做法同其他類(lèi)似項(xiàng)目的實(shí)際做法進(jìn)行比較，通過(guò)比較來(lái)改善或提高目前項(xiàng)目的質(zhì)量管理，以達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期的質(zhì)量或其他目標(biāo)。
（2） 利用軟件質(zhì)量管理軟件來(lái)加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)的配置管理、代碼管理、開(kāi)發(fā)管理。如在項(xiàng)目實(shí)施期間，使用公司規(guī)定的PVCS系統(tǒng)對(duì)代碼進(jìn)行管理管理，使用MS sharepoint系統(tǒng)軟件對(duì)項(xiàng)目的相關(guān)文檔、交付物進(jìn)行配置管理。
（3）加強(qiáng)項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)的檢查與確認(rèn)。如對(duì)項(xiàng)目中編碼要進(jìn)行多次檢查測(cè)試，并請(qǐng)相關(guān)干系人進(jìn)行驗(yàn)收、確認(rèn)，以建立相關(guān)干系人對(duì)本項(xiàng)目質(zhì)量的信心。
（4）在項(xiàng)目實(shí)施期間進(jìn)行定期或不定期的質(zhì)量過(guò)程審計(jì)。如在本項(xiàng)目中，經(jīng)過(guò)質(zhì)量過(guò)程審計(jì)，就發(fā)現(xiàn)部分開(kāi)發(fā)人員在沒(méi)有完成集成測(cè)試報(bào)告的情況下就提交了代碼，相關(guān)小組組長(zhǎng)也沒(méi)有把好關(guān)。針對(duì)這種現(xiàn)象，項(xiàng)目組也采取了適當(dāng)糾正和預(yù)防措施來(lái)確保質(zhì)量。
加強(qiáng)項(xiàng)目成本控制
項(xiàng)目成本管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，它是指在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，為了保證完成項(xiàng)目所花費(fèi)的實(shí)際成本不超過(guò)其預(yù)算成本而展開(kāi)的項(xiàng)目成本估算、成本預(yù)算編制以及成本控制等方面的管理活動(dòng)?！?br />為了做好項(xiàng)目成本的跟蹤和監(jiān)控，筆者主要采用掙值分析、偏差分析、趨勢(shì)分析等方法。通過(guò)與計(jì)劃完成的工作量、實(shí)際掙值的收益、實(shí)際的成本進(jìn)行比較，來(lái)判斷項(xiàng)目進(jìn)展情況是否完成基準(zhǔn)計(jì)劃的預(yù)計(jì)工作、以及花費(fèi)了多少時(shí)間和成本，從而得出項(xiàng)目在某一特定時(shí)間上是否延遲、是否存在成本超支等問(wèn)題，以便采取趕工和加班等糾正措施來(lái)進(jìn)行有效的跟蹤和控制。
結(jié)束語(yǔ)
在項(xiàng)目管理中，時(shí)間、質(zhì)量、成本，三者之間相互制約和聯(lián)系。按照項(xiàng)目管理中對(duì)成功項(xiàng)目的定義，一個(gè)成功的項(xiàng)目是在可控預(yù)算范圍內(nèi)，按時(shí)、按質(zhì)完成項(xiàng)目目標(biāo)。然而，在實(shí)際的項(xiàng)目中，同時(shí)滿足三者的要求的并不是很多。所以，作為項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會(huì)平衡這三者之間的關(guān)系，不可刻意追求其中任意一項(xiàng)的完美，只有這樣，才能做好項(xiàng)目的跟蹤和監(jiān)控，才能保障項(xiàng)目的順利完成。
 
本文出自 “摩羯阿印” 博客，轉(zhuǎn)載請(qǐng)與作者聯(lián)系！
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 王炳權(quán) 1人 了這篇文章 


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[1樓]      王炳權(quán)刪除 回復(fù)
2011-11-22 13:58:48
相當(dāng)官方的文檔 能寫(xiě)的這么詳細(xì)不容易 詳細(xì)你一定接手了很多大項(xiàng)目




[2樓]樓主      mikoo刪除 回復(fù)
2011-11-22 19:43:51
回復(fù) 王炳權(quán):[1樓]
還行吧




[3樓]      mushiqianmeng刪除 回復(fù)
2011-11-23 15:14:49
呵呵。能學(xué)習(xí)的太多了




 
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