如何做到「會議的時間管理」，下列幾點可以做為思考的依據(jù)：

　　第一，會議時間下午比上午適當(dāng)。原因是，上午是黃金時段，需要做比較思考周密的工作。會議本來就是一種低效率的管理行為，所以，千萬不要將高效率時段用來做低效率結(jié)果的事，是一種極大的浪費。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，最不適合開會或做任何決定。最好也不要用來開會，避免「議而不決、決而不行」。

　　第二，會議時間以六十至九十分鐘最恰當(dāng)。重要會議不要超過九十分鐘；一般會議六十分鐘就一定結(jié)束。

　　第三，采用分點而非整點開會。時間有遞延效果，例如，早上九點開會開到十二點；十點開也會開到十二點；十一點也會到十二點結(jié)束；因此，我們?nèi)裟茉诰劈c四十五分開到十一點；或在下午三點半到四點半，那會前、會后就有更多時間進行準(zhǔn)備和溝通。

　　第四，會議場所主席要背對大門。與會者面對大門，會使遲到的人心生恐懼而減少遲到。遲到的人永遠有遲到的習(xí)慣，不是為了特定的原因。如果能避免遲到，會議避免常常中斷，也可以節(jié)省時間。

　　第五，會議的人數(shù)愈少愈好。不要因為這件事只有一點點相關(guān)，就找一個人來開會。只要會后把結(jié)果告訴這個單位或這個人就很好了。

　　第六，盡可能采用電話會議或圖文電視會議。現(xiàn)時許多的事業(yè)體都會有辦公室以外的人參加會議，外地及跨國的差旅費異常昂貴，如果說用視訊會議系統(tǒng)，可以減少非常多費用。

　　第七，主席需經(jīng)過議事議程訓(xùn)練。許多主席本身就不知道如何主持會議，主席所負責(zé)的是確保議事議程順利進行，以及時間控制得當(dāng)，而不是要來訓(xùn)話或是做裁判的。否則何必開會，只要主席指示就免得浪費大家的時間了。

　　第八，會議避免例行性。參與會議的人會有個習(xí)慣，如果每周三開會，則待議的事都會到周二才會進行協(xié)調(diào)或準(zhǔn)備。會議如果每周一次，可以規(guī)定每周二或四下午?！富颉惯@個規(guī)定有彈性，就由「例行性」變成「經(jīng)常性」，在管理上就更符合時間控制的要求。

　　第九，會議室不可太過舒適。安逸的環(huán)境延緩會議的進行；尤其不可的是有電話，茶點，或有扶手靠背的沙發(fā)，這樣像是來養(yǎng)老的，不像來解決問題的。會議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。

　　第十，會后紀(jì)錄應(yīng)于72小時內(nèi)送交與會人員跟催。會議紀(jì)錄需經(jīng)與會人員簽字，及主席認(rèn)定內(nèi)文無誤之后再傳交與會人員。每件跟催事項都要有窗口及時限。因為，「時限」代表「實現(xiàn)」。

　　第十一，會議資料及設(shè)備需先妥備。常聽見有的人走到樓梯口都還在問：今天開什么會？議程中也最好寫清楚，主席報告幾分鐘，每項議題討論的時間。這在標(biāo)準(zhǔn)的國際會議里都會有，而一般的會議大都很馬虎了。

　　簡單的說，會議并不是很好的管理方式，更是時間管理和辦公室效率的一大殺手，如果能不開就不開，非開不可就要減少人減少時間。未來，移動辦公室大行其道，會議都將在網(wǎng)絡(luò)上進行實時會議了。