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安新強(qiáng):淺談績(jī)效反饋與面談

2016-01-20 47943

一、績(jī)效反饋的含義
　　所謂績(jī)效反饋就是使員工了解自身績(jī)效水平的各種績(jī)效管理手段。績(jī)效反饋是績(jī)效溝通最主要的形式；同時(shí)，績(jī)效反饋?zhàn)钪匾膶?shí)現(xiàn)手段就是管理者與員工之間的有效溝通。許多績(jī)效溝通中談到的問(wèn)題可以用于指導(dǎo)我們更好的進(jìn)行績(jī)效反饋。此外，績(jī)效反饋的特定內(nèi)容和目的也決定了管理者在進(jìn)行績(jī)效反饋時(shí)應(yīng)該注意一些特殊的溝通技巧。
二、績(jī)效反饋與面談的目的
　　（一）對(duì)績(jī)效評(píng)估的結(jié)果達(dá)成共識(shí)
　　一個(gè)績(jī)效管理循環(huán)即將結(jié)束，員工希望能夠得到主管對(duì)于自己工作績(jī)效反饋信息，以便在以后的工作中不斷提高技能、改進(jìn)績(jī)效；另一方面，員工也想就一些具體問(wèn)題或自己的想法與主管進(jìn)行交流。不管評(píng)估面談以何種方式進(jìn)行，過(guò)去的行為已不能改變，而未來(lái)的績(jī)效與發(fā)展則是努力的目標(biāo)。在面談結(jié)束之后，一定要和員工形成雙方認(rèn)可的備忘錄，就面談結(jié)果達(dá)成共識(shí)，對(duì)暫時(shí)還有異議沒(méi)有形成共識(shí)的問(wèn)題，可以和員工約好下次面談的時(shí)間，就專門的問(wèn)題講行一次面談。
　?。ǘ┳寙T工認(rèn)識(shí)到本績(jī)效期內(nèi)自己取得的進(jìn)步和存在的缺點(diǎn)
　　每個(gè)人都有被認(rèn)可的需要。當(dāng)員工做出成就時(shí)，他需要得到主管的承認(rèn)或肯定，從而對(duì)員工起到積極的激勵(lì)作用。同時(shí)，也要讓員工認(rèn)識(shí)到本期績(jī)效內(nèi)自己存在的缺點(diǎn)。恰當(dāng)把握“正面反饋”與“負(fù)面反饋”的面談。通常，員工的績(jī)效表現(xiàn)有正反兩個(gè)方面，有表現(xiàn)優(yōu)良、值得鼓勵(lì)的地方，也有不足需加以改進(jìn)之處。因此，評(píng)估面談也應(yīng)該從正反兩方面著手，既要鼓勵(lì)員工發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，也要鞭策員工改進(jìn)不足。
　?。ㄈ┲贫?jī)效改進(jìn)計(jì)劃
　　通常來(lái)說(shuō)，員工不僅關(guān)注自己的成績(jī)和績(jī)效結(jié)果，更希望有人指出自己需要改進(jìn)的地方，通過(guò)評(píng)價(jià)反饋，主管和員工共同分析績(jī)效不足的原因，找出雙方有待改進(jìn)的方面，共同制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃。一般說(shuō)來(lái)，當(dāng)員工的工作績(jī)效未達(dá)到最低的期望，或其工作績(jī)效明顯下降時(shí)，應(yīng)格外重視績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃?？?jī)效改進(jìn)的計(jì)劃應(yīng)主要包括3個(gè)方面內(nèi)容：(1)明確的改進(jìn)目標(biāo)；(2)改進(jìn)績(jī)效的具體方案；(3)達(dá)到改進(jìn)目標(biāo)的時(shí)間期限。
　?。ㄋ模﹨f(xié)商下一績(jī)效管理周期的績(jī)效目標(biāo)和績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)
績(jī)效管理是一個(gè)往復(fù)不斷的循環(huán)過(guò)程，一個(gè)績(jī)效周期的結(jié)束恰好是下一個(gè)周期的開始。因此上一個(gè)績(jī)效管理周期的績(jī)效反饋面談可以與下一個(gè)績(jī)效管理周期的績(jī)效計(jì)劃面談合并在一起進(jìn)行。雙方對(duì)下一個(gè)績(jī)效周期的目標(biāo)進(jìn)行協(xié)商，形成個(gè)人績(jī)效合約。績(jī)效合約是一份正式的書面約定，它將管理者和員工雙方討論的結(jié)果列為具體的條目記錄下來(lái)，既有助于員工清楚自己要完成的任務(wù)有哪些，又有助于管理者在績(jī)效周期結(jié)束時(shí)來(lái)對(duì)員工績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。
三、績(jī)效反饋與面談的過(guò)程
　　（一）做好績(jī)效反饋與面談的準(zhǔn)備工作
　　要想充分實(shí)現(xiàn)績(jī)效反饋面談的目的，就必須做好充分的準(zhǔn)備，由于績(jī)效反饋面談是管理人員與員工雙方的責(zé)任，那么管理人員和員工都應(yīng)該為績(jī)效反饋而談做好各自的準(zhǔn)備。
　　1、管理人員應(yīng)該做的準(zhǔn)備
　?。?）相關(guān)時(shí)間的準(zhǔn)備
　　選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。
　　選擇雙方都有空閑的時(shí)日。
　　盡量不要選擇接近下班的時(shí)間。
　　管理人員要選擇一個(gè)自己可以全身心投入到績(jī)效反饋面談中去的時(shí)間。
　　由管理人員提出的時(shí)間要征得員工的同意。當(dāng)管理人員定下一個(gè)進(jìn)行面談的時(shí)間后，一定要詢問(wèn)員工這個(gè)時(shí)間是否可行，這樣一方面可以表示出對(duì)員工的尊重，另一方面也可以確認(rèn)員工在這段時(shí)間是否有其他的安排。
　?。?）準(zhǔn)備適宜的場(chǎng)所 ‘
　　通常，管理人員的辦公室是最常用的績(jī)效反饋面談場(chǎng)地。辦公室給人以一種嚴(yán)肅、正式的感覺(jué)，這固然很好。然而，選用辦公室作為績(jī)效反饋面談的場(chǎng)地也有一些局限性。首先，辦公室里經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的打擾，例如電話，來(lái)訪的客人等；其次，辦公室的情境會(huì)給人以明顯的上下級(jí)的感覺(jué)，容易給員工造成層級(jí)的壓力。
　　在面談的場(chǎng)地中，還應(yīng)該注意安排好談話者的空間距離和位置
　?。?）準(zhǔn)備好面談的材料
　　在進(jìn)行績(jī)效反饋面談之前，管理人員必須準(zhǔn)備好面談所需的各種材料。這些資料包括對(duì)員工的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估的表格、員工日常工作表現(xiàn)的記錄等。在與員工進(jìn)行績(jī)效反饋面談之前，管理人員必須對(duì)有關(guān)的各種資料諳熟于胸．當(dāng)需要的時(shí)候可以隨時(shí)找到相關(guān)的內(nèi)容。
　　2、員工應(yīng)該做的準(zhǔn)備
　?。?）準(zhǔn)備表明自己績(jī)效的資料或證據(jù)
　　由于在績(jī)效反饋面談的過(guò)程中往往需要員工根據(jù)自己的工作目標(biāo)逐項(xiàng)陳述績(jī)效情況，因此員工需要充分地準(zhǔn)備好表明白己績(jī)效狀況的一些事實(shí)依據(jù)。
　　（2）準(zhǔn)備好個(gè)人的發(fā)展計(jì)劃
　　績(jī)效反饋面談注重現(xiàn)在的表現(xiàn)，更注重將來(lái)的發(fā)展。因此，管理人員除了想聽到員工對(duì)個(gè)人過(guò)去的績(jī)效的總結(jié)和評(píng)價(jià)，也希望了解到員工個(gè)人的未來(lái)發(fā)展計(jì)劃，特別是針對(duì)績(jī)效中不足的方面如何進(jìn)一步改進(jìn)和提高的計(jì)劃。
　?。?）準(zhǔn)備好想向管理人員提出的問(wèn)題
　　績(jī)效反饋面談通常是一對(duì)一地進(jìn)行單獨(dú)交談，因此員工不必?fù)?dān)心談話內(nèi)容被第三者所得知，可以比較開放地進(jìn)行溝通。員工可以準(zhǔn)備好一些與績(jī)效管理有關(guān)的問(wèn)題，以便在面談中向管理人員提問(wèn)。
　　（4）將自己的工作安排好
　　由于績(jī)效反饋面談可能要占用1-2個(gè)小時(shí)的時(shí)間，這段時(shí)間內(nèi)員工無(wú)法在自己的工作崗位上，因此應(yīng)事先安排好工作時(shí)間，在這段時(shí)間內(nèi)避開一些其他事情。
　?。ǘ┛?jī)效考核反饋與面談的實(shí)施
　　1、面談與反饋的內(nèi)容
在面談與反饋的一開始，就應(yīng)該將績(jī)效考核的結(jié)果明確而委婉地表達(dá)給員工。對(duì)于在上一個(gè)績(jī)效周期內(nèi)的優(yōu)秀業(yè)績(jī)和值得肯定的行為，一定要毫不吝惜地表?yè)P(yáng)與稱贊，并且鼓勵(lì)員工在今后的工作中繼續(xù)保持和自我突破。但面談重點(diǎn)應(yīng)該放在診斷不良業(yè)績(jī)上，因?yàn)檫@可能是阻礙員工發(fā)展、影響業(yè)績(jī)提高的“瓶頸”，員工的能力欠缺、態(tài)度不端可能就存在于此。
　　2、面談策略的選擇
總的說(shuō)來(lái)，下屬可以根據(jù)工作貢獻(xiàn)和工作表現(xiàn)分為4種類型：
（1）貢獻(xiàn)型(好的工作業(yè)績(jī)+好的工作態(tài)度)：貢獻(xiàn)型下屬是中層經(jīng)理創(chuàng)造良好團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)的主力軍

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