戶口太多

采購員向供應(yīng)商下了一個緊急訂單，需要一批金屬墊片，生產(chǎn)非常著急，天天催，供應(yīng)商也被催的無奈，我們不是剛交了一大批貨嗎？采購說上一次的規(guī)格型號都不一樣，生產(chǎn)和設(shè)計的工程師說不一樣，用于不同的產(chǎn)品。供應(yīng)商拿著圖紙趕到公司，說除了產(chǎn)品編號不一樣，實際上是一個東西，我們加工也沒有任何區(qū)別。一樣不一樣，我們比你們清楚多了，而且這產(chǎn)品本身就是一個標(biāo)準(zhǔn)件，只是為你們公司楞貼上了不同的標(biāo)簽和條形碼。供應(yīng)商聲稱貴公司這樣的產(chǎn)品起碼有十幾種都是這種情況，而這個金屬墊片，公司就有三種型號。工程師拿回去分析，確實一樣。只因為設(shè)計來自不同的項目，而客戶對每一個零件的名稱定義不同，編碼規(guī)則不同，公司是根據(jù)產(chǎn)品類型進(jìn)行編號，所以出現(xiàn)這類問題。

采購員發(fā)現(xiàn)，這個事件并不孤立，和工程師一起又分析了其它幾個產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)問題挺多的。于是他們將這個情況上報給公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)也非常重視，責(zé)成正在推動六西格瑪項目的質(zhì)量部實施，質(zhì)量部立項組成了由采購、技術(shù)、生產(chǎn)及供應(yīng)商參與的跨職能六西格瑪小組，起名為“查戶口”。經(jīng)過半年的工作，找出了二百多個零件進(jìn)行了合并，項目結(jié)論說，“查戶口”可以為公司在未來五年中節(jié)約成本及相應(yīng)的管理費(fèi)用近三百萬元。

在項目完成的總結(jié)會上，有人質(zhì)疑，雖然目前問題是解決了，但問題的根源并沒有消除，編碼規(guī)則并沒有改變，今后這類情況還會頻繁的發(fā)生，層出不窮，過幾年再做一個六西格瑪項目進(jìn)行合并？但項目組長辯解道，產(chǎn)品的編碼規(guī)則的改變太難了，幾乎不可能。而且公司的標(biāo)準(zhǔn)化是由技術(shù)部門歸口管理，設(shè)計人員申請產(chǎn)品編碼時，不可能去和別的產(chǎn)品進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，問一問是否有重復(fù)的，設(shè)計完了也記不住呀。而且編碼跨產(chǎn)品使用，這樣做也使編碼規(guī)則亂了套，總結(jié)會沒有得出結(jié)論。

看起來這個項目并沒有徹底解決問題。這也似乎超出了采購和供應(yīng)商管理的范疇了，質(zhì)量部也顯得力不從心。每一個人只有一個身份證，一個戶口。而產(chǎn)品編碼管理比派出所的戶口管理還難，一個產(chǎn)品多個戶口的現(xiàn)象是否能杜絕呢？

討論：

1.        造成一物多碼的原因有哪些？對于解決方案有什么建議？

2.        這是標(biāo)準(zhǔn)化的問題嗎？企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)包括哪些內(nèi)容？

3.        質(zhì)量和采購在產(chǎn)品編碼管理中能發(fā)揮哪些作用？

點(diǎn)評：

一物多碼及編碼混亂是一個普遍的現(xiàn)象，在許多企業(yè)都能找到類似的問題，但像案例中所述，對此重視的企業(yè)并不多見，重視是解決問題的起點(diǎn)，但這個問題的徹底解決并非易事。

一是，與編碼的制定規(guī)則有關(guān)，有些企業(yè)編碼是流水號，那么看到編碼，沒有人能知道這是什么物品。這種情況下要達(dá)到一物一嗎，困難非常大。

第二種情況，編碼是以產(chǎn)品為導(dǎo)向，該產(chǎn)品下所有的物料都以這個產(chǎn)品號前綴，這樣就造成在這個案例中的情況，不相同的產(chǎn)品用同樣物料，卻有不同的編號。

系統(tǒng)的描述不清，在申請物料編號是由于名稱的叫法不同而造成的一物多碼也有常見，例如，探頭，探針，傳感器，可能描述的是同一件物料，密封件和墊片橡膠墊圈也可能描述的是一件物體。

歸類不同而造成的重碼也有發(fā)生，LED燈可能被歸入了光學(xué)器件，還可能被歸入了電子元器件。等等。

申請編碼的員工沒有詳細(xì)尋找過去的器件，或者沒有發(fā)現(xiàn)，而申請新編碼。

現(xiàn)在很大的一個問題就是，別人的標(biāo)準(zhǔn)是別人的標(biāo)準(zhǔn)，我偏不用，我就是要有自己的標(biāo)準(zhǔn)。到頭來還是個性化十足，而這種個性化最終體現(xiàn)為成本的增加和流通、使用的不便。

能夠提供的建議是，在企業(yè)宣傳標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，通過培訓(xùn)，教育提升標(biāo)準(zhǔn)化的意識。并且加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的體系建設(shè)，必要時設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化部門，或標(biāo)準(zhǔn)化的專員。

對于質(zhì)量部門來說，重要的工作是建立編碼標(biāo)準(zhǔn)化的流程，在流程中控制并減少一物多碼的產(chǎn)生。保障流程的執(zhí)行，并能對流程執(zhí)行的績效進(jìn)行考核，而對于標(biāo)準(zhǔn)化有貢獻(xiàn)的組織和個人予以表彰。采購在標(biāo)準(zhǔn)化工作中所能起的作用更為廣闊，標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)是采購的一項重要職責(zé)，標(biāo)準(zhǔn)化活動是降低采購成本的最重要手段之一，因而，采購績效中標(biāo)準(zhǔn)化的考核是一個重要指標(biāo)之一，采購物料的標(biāo)準(zhǔn)化率是通過采購來實現(xiàn)的，采購在新物料申請時的審核是一物多碼的最后一道關(guān)口。許多企業(yè)在采購部門設(shè)立了一個崗位，稱為采購技術(shù)信息工程師，其任務(wù)之一就是審核物料的編碼，防止一物多碼。

今天，“標(biāo)準(zhǔn)化”無所不在，標(biāo)準(zhǔn)化活動由企業(yè)行為步入國家管理，進(jìn)而成為全球的事業(yè)，活動范圍從機(jī)電行業(yè)擴(kuò)展到各行各業(yè)，并進(jìn)而擴(kuò)散到全球經(jīng)濟(jì)的各個領(lǐng)域。由保障互換性的手段，發(fā)展成為保障合理配置資源、降低貿(mào)易壁壘和提高生產(chǎn)力的重要手段。1946年國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式成立，現(xiàn)在，世界上已有100多個國家成立了自已國家的標(biāo)準(zhǔn)化組織。世界各國都把“標(biāo)準(zhǔn)化”工作置于極其重要的地位。而各國企業(yè)都把推行國際標(biāo)準(zhǔn)化工作當(dāng)成提高自身核心競爭力和融入世界的重要措施。當(dāng)我們受惠于“標(biāo)準(zhǔn)化”所帶來的巨大好處時，有必要對“標(biāo)準(zhǔn)化”思想的源起進(jìn)行回顧，才能使我們對這種革命性的思想有一個更深刻的理解。
　　“標(biāo)準(zhǔn)化”思想也許最早并非埃利·惠特尼提出，在人類社會發(fā)展的長河中，可能已有過星星點(diǎn)點(diǎn)的思想啟蒙，但真正意義上的大規(guī)模生產(chǎn)體制卻是在埃利·惠特尼的時代才有了實踐。當(dāng)時的歐洲，制造復(fù)雜機(jī)械(例如槍或鐘)得靠高手藝的工匠。造槍或制鐘工匠都按照古老的辦法，一件件設(shè)計、制造并組裝起來，所做成的槍、鐘都是精致的手工藝品，帶著鮮明的個人色彩。這些東西一朝壞了，還得要交還它的制造者或找其他工匠來修補(bǔ)組裝。而美國那時才剛建國不久，缺乏手藝技術(shù)傳統(tǒng)，促使美國人進(jìn)行改革。埃利·惠特尼的“劃一制”把諸如槍或其它復(fù)雜機(jī)械的生產(chǎn)分成許多部件來做，由工人(此輩不必有制造整件機(jī)械的技藝)分別大量生產(chǎn)。其結(jié)果是：無數(shù)復(fù)制成品簡直一模一樣，任取一件裝起來都合用；如果一件壞了，另拿一件替換就是，不需另作加工處理。這樣一種既淺近又帶革命性的概念(它是人類歷史上省工最大的發(fā)明)，由惠特尼所倡導(dǎo)的“劃一制”，也被稱為“通用制”或“惠特尼體制”，就是我們今天“標(biāo)準(zhǔn)化”思想的直接源起。其后經(jīng)過泰勒、福特等眾多杰出人物的發(fā)展，“標(biāo)準(zhǔn)化”思想體系日趨成熟。

國家標(biāo)準(zhǔn)中對標(biāo)準(zhǔn)化的定義是：“在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會實踐中，對重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益?！睒?biāo)準(zhǔn)化的基本原理通常是指統(tǒng)一原理、簡化原理、協(xié)調(diào)原理和最優(yōu)化原理。統(tǒng)一原理就是為了保證事物發(fā)展所必須的秩序和效率，對事物的形成、功能或其他特性，確定適合于一定時期和一定條件的一致規(guī)范，并是這種一致規(guī)范與被取代的對象在功能上達(dá)到等效。標(biāo)準(zhǔn)化不是一個新的概念；它已經(jīng)成為許多公司成功的關(guān)鍵因素。比如，麥當(dāng)勞希望無論它的餐廳在美國愛達(dá)荷州還是在法國的巴黎，或是中國的廣州都可以提供給顧客統(tǒng)一質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)。這就要求標(biāo)準(zhǔn)化的過程和相同的質(zhì)量要素。采購行業(yè)也不例外，采購的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)該從以下五個方面去理解：

一、 作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化

許多企業(yè)都在推行，特別是生產(chǎn)線上，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（Standard Operating Procedure，簡稱SOP）。SOP是一種標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序。所謂標(biāo)準(zhǔn)，在這里有最優(yōu)化的概念，即不是隨便寫出來的操作程序都可以稱做SOP，而一定是經(jīng)過不斷實踐總結(jié)出來的在當(dāng)前條件下可以實現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序設(shè)計。說得更通俗一些，所謂的標(biāo)準(zhǔn)，就是盡可能地將相關(guān)操作步驟進(jìn)行細(xì)化、量化和優(yōu)化，細(xì)化、量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產(chǎn)生歧義。

例如，豐田由于擁有一個可靠的標(biāo)準(zhǔn)化流程，因此在豐田的車體工程師根據(jù)取自黏土模型的電子化車體表面數(shù)據(jù)開始工作時，生產(chǎn)工程部門便可以開始進(jìn)行詳細(xì)的流程設(shè)計。模具和夾具設(shè)計以及加工/壓料面開發(fā)團(tuán)隊也同時開始初步的工作。不同的生產(chǎn)工程部門隨著零件設(shè)計的進(jìn)展同步開展其工作，最大化地利用部分設(shè)計信息，以創(chuàng)建一個同步的進(jìn)程。利用一個只在穩(wěn)定的部件設(shè)計環(huán)境里才能運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)化流程，生產(chǎn)工程部門通過并行和同步工程，能夠創(chuàng)建高效的過程流，同時消除下游返工造成的浪費(fèi)。

二、 采用標(biāo)準(zhǔn)化術(shù)語

在組織中，如果各種名稱不用標(biāo)準(zhǔn)化語言，會產(chǎn)生很大麻煩。例如，公司有一個物料叫1415—6725，任何一個人看到這個物料號就能知道它是什么，比如第一位是材質(zhì)，1為鋼材，2為塑料…… 第二位制造模式，1為鑄造，2為沖壓……，第三位表示又代表什么含義等等，看到物料號就知道什么物品，而每一個物料也都有唯一的代號等等，這都是標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容。再例如，公司里所有的物料，從供應(yīng)商的來料到出庫成品，都要有條形碼標(biāo)識。供應(yīng)商的來料要以公司的物料號和條形碼標(biāo)識，便于管理。任何一個領(lǐng)域都有必要達(dá)到的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。如信息工作標(biāo)準(zhǔn)化，其目的是使文獻(xiàn)工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、系列化和通用化，達(dá)到信息交流和資源共享。

三、 盡量采用標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品

許多公司的產(chǎn)品喜歡突顯個性，或?qū)ｉT為自己訂制產(chǎn)品，以滿足不同客戶群體的不同要求。早年的福特汽車創(chuàng)始人福特提出一種口號：“無論你喜歡什么車，我只給你一個型號，那就是T型車；無論你喜歡什么顏色，我只給你一種選擇，那就是黑色”。福特的標(biāo)準(zhǔn)化觀點(diǎn)把汽車的成本降到500美元以下。但那個時代已經(jīng)一去不復(fù)返了，蘋果的iphone再次用一款手機(jī)黑白兩個顏色統(tǒng)治了所有的蘋果用戶。我們需要在個性化和標(biāo)準(zhǔn)化之間作出平衡，其實大多數(shù)情況下，采用標(biāo)準(zhǔn)化并不影響個性化的施展，如標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，采購可以為產(chǎn)品節(jié)約大量的成本，為什么不同的部位不采用相同的螺絲呢？為什么不同的機(jī)型不可以采用相同的大梁呢？為什么要自己設(shè)計，而不用現(xiàn)存的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品呢？可以看到的一個例子是，各種廠家的手機(jī)電池，相同廠家的不同型號的手機(jī)電池，幾乎無法互換，這不可能是客戶喜歡的個性化化設(shè)計，而是一種巨大的浪費(fèi)，無論是對于消費(fèi)者還是制造廠本身。

四、 產(chǎn)品生產(chǎn)要有標(biāo)準(zhǔn)

這是我國《標(biāo)準(zhǔn)化法》中的法律要求，產(chǎn)品生產(chǎn)必須要有標(biāo)準(zhǔn)，有國家標(biāo)準(zhǔn)的要采用國家標(biāo)準(zhǔn)，有國際標(biāo)準(zhǔn)的要采用國際標(biāo)準(zhǔn)，沒有國家標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)的要制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，沒有標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品投產(chǎn)是違法，但現(xiàn)在市場上還是有許多的產(chǎn)品仍是在無標(biāo)生產(chǎn)，例如饅頭的生產(chǎn)銷售，《小麥粉饅頭》國家標(biāo)準(zhǔn)主要對小麥粉饅頭的原料、理化指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)、生產(chǎn)加工過程、貯存等方面進(jìn)行了規(guī)范。饅頭生產(chǎn)也有國家標(biāo)準(zhǔn)，聽起來似乎有些荒謬，但是其目的卻是為了規(guī)范生產(chǎn)，保護(hù)消費(fèi)者健康。

采購要充分了解標(biāo)準(zhǔn)化的含義和要求，并嚴(yán)格執(zhí)行于采購活動中，為企業(yè)獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益和更大的社會效益。

五、 計量的標(biāo)準(zhǔn)化

在來料檢驗，過程檢驗，還是最終檢驗，都需要有計量的儀器，要做到保障利用科學(xué)的手段實現(xiàn)測量統(tǒng)一和準(zhǔn)確；用技術(shù)的手法實現(xiàn)單位統(tǒng)一；利用管理手段和測量設(shè)備的傳遞，實現(xiàn)測量的一致性和正確的操作。對標(biāo)準(zhǔn)量具和測試儀器的控制是計量的標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容。

六、向市場推廣企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化的另一個層面是制定和推廣標(biāo)準(zhǔn)，許多公司投入了大量的資源在制定標(biāo)準(zhǔn)上，制定了標(biāo)準(zhǔn)便把握了產(chǎn)品及市場，可以將自己的方案、規(guī)范變成市場必須遵守的標(biāo)準(zhǔn)。成為市場游戲規(guī)則的制定者，牢牢掌握產(chǎn)品的主動權(quán)。如果我們還不能制定市場標(biāo)準(zhǔn)，至少采購方要向供應(yīng)商推行自己企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)化的作用主要是把企業(yè)內(nèi)的成員所積累的技術(shù)、經(jīng)驗，通過文件的方式來加以保存，而不會因為人員的流動，整個技術(shù)、經(jīng)驗跟著流失。這樣就做到個人知道多少，組織就知道多少，也就是將個人的經(jīng)驗（財富）轉(zhuǎn)化為企業(yè)的財富。更因為有了標(biāo)準(zhǔn)化，每一項工作即使換了不同的人來操作，也不會因為不同的人，在效率與品質(zhì)上出現(xiàn)太大的差異。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化，老員工離職時，他將所有曾經(jīng)發(fā)生過問題的對應(yīng)方法、作業(yè)技巧等寶貴經(jīng)驗裝在腦子里帶走后，新員工可能重復(fù)發(fā)生以前的問題，即便在交接時有了傳授，但憑記憶很難完全記住。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，不同的師傅將帶出不同的徒弟，其工作結(jié)果的一致性可想而知。