接待管理制度周科榮老師

第一章 目的

為加強公司對外接待工作的管理，促進對外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、卓有成效”的原則，特制定本制度。

第二章 范圍

本制度適用于公司、營銷部、項目部、行政部門等各種對外接待工作，不含公司內(nèi)部聚餐、外勤工作用餐開支。

第三章 相關定義

1、賓客指：對口政府、行政事業(yè)單位的領導及分管人員；公司各項業(yè)務合作單位的領導、主管及相關來往人員；總經(jīng)理的親友。

2、接待費用含：招待客戶的住宿費；餐飲費；旅游費；娛樂費；煙酒費；禮品費等。

第四章 接待標準

賓客級別劃分及相應接待人標準級別賓客主要包含人員公司接待負責人陪同人員A級市縣書記、市縣長、處長、局長、總經(jīng)理。（含副）總經(jīng)理或副總經(jīng)理總經(jīng)理或副總經(jīng)理指定B級科長、股長、總監(jiān)、部門經(jīng)理、部長。（含副）總經(jīng)理或副總經(jīng)理指定下列一人：辦公室主任、部門負責人、項目經(jīng)理原則上不超過3人C級一般科員、辦事員?？偨?jīng)理或副總經(jīng)理指定下列一人：辦公室接待員、部門主管、項目主管原則上不超過2人

接待標準級別劃分表級別住宿餐飲旅游娛樂煙

(包/人)酒

(瓶/3人/天)特產(chǎn)、禮品(元/人/天)(元/人)（元/人)(元/人)A級5星      B級4星      C級3星      1、賓客的級別劃分原則上參考其職務，如需提高接待級別的，事前應向總經(jīng)理申請。需提高接待級別的情況主要含：代表更高級別職務的領導出席的；事件關乎重大，需提高接待級別方能解決的。

2、總經(jīng)理的親友，由總經(jīng)理指定接待級別。

第五章 接待程序

1、賓客的接待由相應負責人負責統(tǒng)籌安排，事前做好吃、住、行、費用及陪同人員的預算及方案，提前2天填寫《招待費用申請表》。

2、A級、B級賓客的預算及方案申請由總經(jīng)理核準； C級的由副總經(jīng)理核準。突發(fā)急需的接待，應事前電話請示相應領導，次日補填《招待費用申請表》。

3、接待負責人負責落實預算及方案的執(zhí)行情況，賓客有會見公司領導意愿的，須溝通、安排好雙方約談的時間、地點。

4、接待工作結束后，接待負責人對接待成果做最終評價，匯報對象為預算及方案核準的相應領導。

第六章 接待細則事項

1、賓客到達機場（車站），需安排好車輛及迎接人員前往迎接，A級賓客如需預訂機場貴賓廳迎送的，需提前安排好貴賓廳。

2、接待人員需在A級賓客入住的客房內(nèi)準備好：茶葉、水果、會議資料、會議禮品等物品。

3、吃住行前應事前了解賓客的愛好、禁忌，在費用控制范圍內(nèi)，盡可能滿足賓客的合理需求。對于不合法、不合理需求須婉言拒絕。

4、接待負責人按接待標準、人數(shù)及天數(shù)申請煙、酒，申請經(jīng)批準后在辦公室領取，接待結束后剩余的煙、酒須交回辦公室保存，以備下次再用。

5、接待工作程度注重合法、合理、適度，接待人員的著裝打扮、言談舉止注重端莊、禮節(jié)。酒席間“喝酒不開車、開車不喝酒”。

6、賓客回程前，了解其喜好為其準備適量的特產(chǎn)、禮品，并妥善安排人員送機（站）。

7、每次接待工作結束后，須總結行程、費用及取得成效。對有特別嗜好、興趣與特點的賓客需詳細記載，以便之后接待作參考。

第七章 費用控制及報銷

1、接待費用的支出與公司經(jīng)營目的與要求要相一致，節(jié)約開支、爭取成果，充分考慮及認清每次接待的目的，合理接待。

2、費用的支出原則上不得超出相應級別，如確實有必要超支，須事前請示總（副總）經(jīng)理核準。

3、未辦理《招待費用申請表》的任何接待，一律不得報銷。

4、接待人員在接待工作結束后2天內(nèi)必須將所有票據(jù)整理報賬，一例一貼，按實報賬，不得任何虛假，“假一罰十、假百辭退”。

5、煙酒由辦公室統(tǒng)一管理，適量庫存。煙酒費用按月?lián)嵔Y算（銀行轉(zhuǎn)賬方式支付）。

6、由辦公室挑選多家合適的酒店、飯店、娛樂場地等，簽訂接待合同作為定點接待用地，據(jù)實發(fā)生的費用，按月結算（銀行轉(zhuǎn)賬方式支付）。確定各職位簽單付款人員名單，不在此名單中人員需現(xiàn)金或電話確認簽單。

《定點酒店、飯店、娛樂場簽單限額表》職  位當月累計簽單金額上限總經(jīng)理不限副總經(jīng)理5000元辦公室主任、部門經(jīng)理、項目經(jīng)理2000元

第八章 附則

1、本制度解釋權、修改權歸公司行政辦公室；

2、本制度附相關表單：《來客接待（住宿）申請單》、《來客接待（用餐）申請單》、《禮品領用申請單》、《招待費用申請單》、《招待日程、費用統(tǒng)籌安排表》；

3、本規(guī)定自動列入公司規(guī)章制度序列中；

4、本規(guī)定自總經(jīng)理簽發(fā)日起生效。

             

附件1：

來客接待（住宿）申請單

                       申請時間：20   年  月  日申請部門 申請人 申請事由/來訪目的 來賓情況來賓單位 主賓姓名及職務 來賓性別及人數(shù) 住宿時間 來賓級別說明 住宿條件要求 房間數(shù)套間   間；單間   間；標間   間入住時間   月  日  時離開時間月  日  時行政部

意見 分管領導意見

主要領導審批意見  

附件2：

來客接待（用餐）申請單

申請時間：20 年  月  日接待部門 經(jīng)辦人 接待就餐日期月  日至  月  日中餐   餐、晚餐   餐來賓情況來賓單位 主賓姓名、職務 來賓人數(shù)

來訪事由

 來賓級別說明 用餐地點 陪餐人數(shù) 行政部審核 接待標準 領導審批意見 用餐經(jīng)費結算￥：       元  大寫：備  注  

附件3：

禮品領用申請單

申請時間：20   年  月  日接待部門 經(jīng)辦人 來賓情況來賓單位 主賓姓名、職務 來賓人數(shù)

來訪事由

 來賓級別說明 禮品份數(shù) 補品種類 禮品單價 領導審批意見 禮品領用情況 禮品發(fā)放人 禮品領用人 備  注