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行政人員職業(yè)化訓練(二)

陳馨賢

    行政人員職業(yè)化訓練之九九歸一----緩壓力

    人都有七情六欲，每個人也都有壓力，我們行政工作人員那當然也是如此。對于一般的工作人員而言，他的情緒最多會影響到他的上級、同事，而行政人員情緒還有可能會帶來不必要的猜疑與誤會。所以，行政人員要懂得緩解自己的壓力，調(diào)整自己的情緒。

    緩解壓力首先從了解自己的壓力源開始，每個人的產(chǎn)生壓力的壓力源都不相同；有人的是因為成就感需要而產(chǎn)生壓力；有的人是因為自身價值需要；有的人是因為生活質(zhì)量需要；有的人總覺得自己不夠好，他想彌補自身不足需要，也會產(chǎn)生壓力；有的是所處環(huán)境帶來的壓力；有的是因為社會引導，有的是因為家庭原因；有的是面子原因；有的跟隨性需要；當然也有很少一部分是因為生存需要。

    當我們明白自己產(chǎn)生壓力的壓力源是什么之后才能夠有地放矢的去緩解自己的壓力。

     行政人員職業(yè)化訓練之九九歸一----好會議

    日常的行政工作離不開會議，而對會議的管理能力如何，則不僅關系于一次會議開得結果如何，還關系到組織工作效率水平。如何一個組織在會議在浪費的時間太多，一些會影響這個組織日常的工作效率。所以，會議前的準備工作就顯得非常重要了。

    做好會前準備工作“六心”：“巧心”安排議題、議程，“精心”擬訂與會人員名單，“悉心”申請會議所需資金，“用心”會場選擇與布置(設備、用具等準備)，“妙心”安排食宿和茶水，“真心”發(fā)出會議通知并確認。除了要做好會前的準備工作，會議中的組織，會議主持人的選擇與擔當，會議后善后處理也有相應的要求。

    行政人員職業(yè)化訓練之九九歸一----善文檔

    行政工作離不開文件，有了文件就一定會有文檔的處理。文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。

1、分類

原則：方便使用；操作簡單；設置合理

方法：

按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請、報告、合約等，類別下面再劃分次類別。

按事件的完成時間分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再辦的；

按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔；

按公司部門分，例如：人事部、財務部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。

2、整理

原則：以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。

先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；

方法：

（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應該在你的手邊，隨手可取。

（2）把暫時不用的文件移走。

（3）建立文檔編號，一部分編號01—12，代表每年的每一個月；另一部分編號01—31號，代表一個月的每一天。

（4）一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。

（5）文件材料應按原件在前、附件在后的方式排列

3、存儲

普通文件：文件柜、箱

電子文件：硬盤光盤

原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應單獨存放；保證安全；

檔案組卷應使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應適當標識。案卷封面標題應簡明、準確，左上角應有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應有歸檔單位、起止日期、保管期限等。

4、更新和使用

定期整理、更新，三個月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）

讓你的檔案更加有效的小秘訣：

（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。

（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。

（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。

（4）為大型的資料建立索引。

    行政人員職業(yè)化訓練之九九歸一----妙公文

    一提到公文，我們就不能不提到一個人，曹丕。曹丕是一位愛好寫作的君主,史稱他“年八歲,能屬文,有逸才,遂博貫古今經(jīng)傳諸子百家之書”“,好文學,以著述為務”。作為文學家,他一生著述豐富,且詩、賦、散文均有傳世佳作。不僅如此,曹丕還是我國古代公文發(fā)展史上的重要人物,首先,他是公文寫作的實踐者,他一生創(chuàng)作了大量的各種文體公文,其中詔69篇,書37篇,令26篇,表3篇,銘3篇;其次,他是公文理論的開拓者,魏晉以前,我國公文理論基本上是一片空白,曹丕推出了有關公文寫作的理論專著《典論·論文》,該書首倡公文“經(jīng)國之大業(yè),不朽之盛事”的經(jīng)國緯世的功用,提出文章“四科八體”之論,《典論·論文》成為中國公文理論的濫觴。公文對一個國家的重要性可見一斑，公文對一個而言也是有著十分重要的意見?？梢哉f公文寫作水平就是一家單位的臉面。

    有關于行政人員公文寫作訓練請參看，筆者相關文章“公文寫作‘明’、‘文’、‘規(guī)’、‘定’”，在這里筆者不多做論述。

    行政人員職業(yè)化訓練之九九歸一----佳形象

    孔子有云：君子不可以不學，見人不可以不飾。不飾而無貌，無貌則不敬，不敬而無禮，無禮不以立。告訴我們每一個都要注意自己的形象，作為一名行政人員同樣是如此。

    行政人員經(jīng)常要在組織內(nèi)部與各個部門的人打交道，一個良好的職業(yè)形象，可以增強別人對自身的信心，使我們內(nèi)部的交往更加通暢。行政人員還需要與組織外部的人員打交道，此時行政人員的形象就不僅僅是代表著自己，還帶代表著組織。試問一個優(yōu)秀的組織怎么可能會雇傭一名素質(zhì)很低的員工，優(yōu)秀的組織中一定都有優(yōu)秀的員工，這些員工優(yōu)秀不僅僅是能力上，還包括這些員工對自己是不是負責。一個對自己負責的員工會讓自己時刻保持良好的形象。

     正如余世維老師說得那樣，什么是職業(yè)化，職業(yè)化就是我們在合適的時間，合適的地點，用合適的方式去做合適的事情。我們行政人員職業(yè)化訓練一定要結合我們實際工作，來學會在合適的時間，合適的地點，用合適的方式去做合適的事情。

https://www.zhiyehuapeixun.com/185016.htm

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