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中國實戰(zhàn)派生產(chǎn)質(zhì)量采購管理講師
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劉小明:淺談信息化在物資采購管理中的應(yīng)用
2016-01-20 50832

    要降低采購成本,克服現(xiàn)行采購工作中存在的問題,需要從采購機制入手,探討各種采購模式,找到適合企業(yè)需要的和物資品種相適應(yīng)的采購模式和技術(shù)手段。降低采購成本也是企業(yè)創(chuàng)造利潤的重要手段之一,是企業(yè)的第三利潤源泉,而且企業(yè)的采購成本占產(chǎn)品總成本的比例較高,采購成本降低具有一定的空間。因此,降低采購成本將是企業(yè)提高效益的重要途徑之一。同樣,企業(yè)降本增效的傳統(tǒng)做法是通過減少生產(chǎn)過程中人工、能源和原材料的消耗(被稱為第一利潤源泉),以及通過擴大產(chǎn)品銷售量或銷售利潤率(被稱為第二利潤源泉)來提高利潤總量。

二、現(xiàn)代化企業(yè)采購模式

    ()比質(zhì)比價采購模式

    采購不但要比價格,還要同時比質(zhì)量。特別是企業(yè)的采購量少,不適合作招標(biāo)采購時,可以廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)競價、詢價和物資流管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化方法和手段,實現(xiàn)定點廠家采購,就地就近采購和網(wǎng)上采購等多種形式的比質(zhì)比價采購。

    ()聯(lián)合采購模式

    近幾年來,企業(yè)采用聯(lián)合采購的方式,大批量的采購,統(tǒng)一對外,分地、分批的供應(yīng),降低了生產(chǎn)的成本,同時企業(yè)也要走聯(lián)合之路,對大宗物資進行聯(lián)合采購。為實現(xiàn)聯(lián)合采購,需要開發(fā)相應(yīng)的信息系統(tǒng),為供貨商與用戶之間建立起交易和交流的平臺。企業(yè)物資采購部門聯(lián)合起來,對一些通用。量多的物資進行統(tǒng)一的集中采購,分地分批交貨,降低價格的效果顯著。

    ()物流管理信息化綜合采購模式

    將企業(yè)采購活動納入企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)之中,利用物流管理信息化來集成各種采購模式,可以達到采購管理的最佳化。物流管理信息化綜合采購模式具備以下的功能:

    (1)可進行動態(tài)庫存盤點,盤點期間不影響庫房的出庫、入庫、退貨、退庫、報廢等業(yè)務(wù)處理。

    (2)把企業(yè)現(xiàn)有的信息、物資采購數(shù)據(jù)庫信息、新供應(yīng)商信息和入庫單有關(guān)信息相組合,并系統(tǒng)記錄供應(yīng)商的信用等級、質(zhì)量等級、交貨周期、歷史交易價格,形成“貨比多家數(shù)據(jù)庫”。

    (3)可以查詢出材料的積壓狀況,對過期材料做出及時處理。

    (4)將企業(yè)計劃、審批,驗收,庫存、財務(wù)等有機的結(jié)合起來,對復(fù)雜交叉的計劃情況,對以前未完成的計劃進行跟蹤,產(chǎn)生出的新計劃,能使企業(yè)始終保持最低的合理庫存量,保證采購數(shù)量的準(zhǔn)確。

    (5)能對以前未完成的計劃進行跟蹤,為企業(yè)管理者提供及時、準(zhǔn)確的庫存信息和合理的補庫計劃,解決企業(yè)因庫存積壓和缺件引起的生產(chǎn)風(fēng)險。

    (6)審計部門和領(lǐng)導(dǎo)者可隨時查詢各類采購物資的價格,達到全程監(jiān)督審計的目的。

三、物資采購管理信息化的措施

    ()加強采購數(shù)字化

    (1)建立物資信息的動態(tài)化跟蹤管理信息處理平臺,實現(xiàn)庫存查詢、單據(jù)查詢、物耗查詢、合同查詢、計劃與合同分析,并據(jù)此編制短缺前的采購計劃,有效防止生產(chǎn)中斷,提高物資管理水平。

    (2)建立對供應(yīng)商的檔案化管理機制記錄供應(yīng)商成交的數(shù)量、價格,及時性等指標(biāo),通過指標(biāo)分析,實行考評動態(tài)管理形成貨源穩(wěn)定、質(zhì)量優(yōu)質(zhì)、價格合理的供應(yīng)商伙伴關(guān)系,通過長期協(xié)作關(guān)系的建它,可以有效地避免分散采購帶來的質(zhì)量差等弊端。

 

    (3)同時對市場上的供應(yīng)信息加以記錄分析,并以之與供應(yīng)商的供應(yīng)信息相比較,準(zhǔn)確把握各種需求物資的市場走向、精準(zhǔn)價格、需求等信息,避免盲目采購。

    (4)深入淺出地匯集需求信息,物資管理部門要深入生產(chǎn)一線聽取生產(chǎn)部門對物資質(zhì)量等方面的意見,建立信息反饋機制有利于精準(zhǔn)生產(chǎn)需求,有的放矢,同時也為評判供應(yīng)商實施等級化管理提供了可行條件。

    ()逐步建立企業(yè)采購或物流信息系統(tǒng)

    采用先進技術(shù)手段,以利于采購活動的正規(guī)和提高效率,并與計劃、庫存相結(jié)合,建立企業(yè)本身所需供應(yīng)商的產(chǎn)品貨比多家數(shù)據(jù)庫和產(chǎn)品動態(tài)比價數(shù)據(jù)庫。通過改進庫存管理,可以將備用物資由分別儲備改為集團統(tǒng)一儲備,實現(xiàn)信息共享,相互調(diào)配,以人幅度減少備用物資的積壓和資金占用;可以增加各企業(yè)已有積壓物資的改代利用機會,以逐漸減少各企業(yè)積壓,盤活資產(chǎn);可以提高各企業(yè)的緊急需求滿足率,減少因物資供應(yīng)短缺造成的生產(chǎn)停頓損失。通過企業(yè)網(wǎng)站,增加網(wǎng)上招標(biāo)功能,提出采購需求,由多個供應(yīng)商進行競價。每年要發(fā)布一些年度采購物資目錄,建立網(wǎng)上供應(yīng)商及其產(chǎn)品的登記。

    ()采購系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理信息進行結(jié)合

    將企業(yè)外部采購系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來,對內(nèi)部物流系統(tǒng)進行延伸。企業(yè)在內(nèi)部網(wǎng)上提出購物申請,庫中有貨則可以發(fā)放,無貨則進行缺貨登記,系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入外網(wǎng)進行競價采購。這樣做可以全面管理企業(yè)內(nèi)部進貨、發(fā)放,庫存業(yè)務(wù),進行統(tǒng)計分析,主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限可以隨時查詢有關(guān)部門物資使用情況。

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