電子化采購(gòu)新趨勢(shì) 文 / 胡松評(píng)博士 電子化采購(gòu)有哪六大優(yōu)勢(shì)？ 我在清華大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交大、中山大學(xué)、蘇州大學(xué)等名校演講時(shí)，也經(jīng)常有人問(wèn)我這個(gè)問(wèn)題。按照我的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，至少有如下六大優(yōu)勢(shì)： l 提高了通信速度; l 加強(qiáng)了信息交流; l 降低了溝通成本； l 促進(jìn)了實(shí)時(shí)共享； l 延長(zhǎng)了服務(wù)時(shí)間； l 擴(kuò)大了采購(gòu)范圍。 總之，電子化采購(gòu)，適用于任何企業(yè)和政府等組織。電子化采購(gòu)系統(tǒng)是利用信息技術(shù)為采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人員提供的一個(gè)工具。借助這個(gè)工具，采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人員就能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，在全球范圍內(nèi)，同時(shí)與眾多供應(yīng)商進(jìn)行通訊和交易。 電子化采購(gòu)有哪三個(gè)先決條件？ 當(dāng)然，要把采購(gòu)搬到互聯(lián)網(wǎng)上去操作，至少還得具備如下三個(gè)先決條件： l 必須有局域網(wǎng); l 必須懂得網(wǎng)絡(luò)操作方法; l 必須能有效防范網(wǎng)絡(luò)病毒黑客的意攻擊。 在線(xiàn)采購(gòu)有哪三種模式？它們各有哪些優(yōu)缺點(diǎn)？ l 賣(mài)方系統(tǒng) ( Sell-side System ) l 買(mǎi)方系統(tǒng) ( Buy-Side system ) l 第三方系統(tǒng) ( Third-Party System ) 或稱(chēng)“門(mén)戶(hù)” ( portals ) 賣(mài)方系統(tǒng)是指：供應(yīng)商為增加市場(chǎng)份額，以信息技術(shù)作為銷(xiāo)售渠道而實(shí)施的電子商務(wù)系統(tǒng)，是使用電子商務(wù)又不擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的理想工具。該系統(tǒng)包含一個(gè)或多個(gè)供應(yīng)商的成品或服務(wù)。登錄該系統(tǒng)通常是免費(fèi)的。供應(yīng)商要保證采購(gòu)的安全。賣(mài)方系統(tǒng)主要有如下三大好處： ◆ 訪(fǎng)問(wèn)容易； ◆ 能接觸更多的供應(yīng)商； ◆ 買(mǎi)方企業(yè)和政府等組織無(wú)需投資。 賣(mài)方系統(tǒng)也有如下兩大美中不足之處： ★ 難以跟蹤； ★ 難以控制采購(gòu)成本。 買(mǎi)方系統(tǒng)是企業(yè)和政府等組織自己控制的電子商務(wù)系統(tǒng)，通常連接到組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)（intranet），或組織與其貿(mào)易伙伴形成的外部網(wǎng)( extranet)。該系統(tǒng)通常由一個(gè)或多個(gè)組織聯(lián)合建立，目的是把市場(chǎng)價(jià)值轉(zhuǎn)向買(mǎi)方。買(mǎi)方系統(tǒng)主要有如下四大優(yōu)勢(shì)： ★ 便于購(gòu)買(mǎi)； ★ 快速的顧客響應(yīng)； ★ 節(jié)省采購(gòu)時(shí)間； ★ 便于采購(gòu)成本的控制和跟蹤。 買(mǎi)方系統(tǒng)也有如下兩大缺點(diǎn)： ◆需要大量投資； ◆系統(tǒng)的維護(hù)成本較高。 第三方系統(tǒng)，或稱(chēng)“門(mén)戶(hù)”系統(tǒng)，“門(mén)戶(hù)”是描述互聯(lián)網(wǎng)上形成的各種市場(chǎng)的術(shù)語(yǔ)。建立賣(mài)方門(mén)戶(hù)的目的，是為了改進(jìn)市場(chǎng)中買(mǎi)賣(mài)交易的效率。在互聯(lián)網(wǎng)上主要有如下兩類(lèi)門(mén)戶(hù)： l 垂直門(mén)戶(hù) ( vertical portals )，是經(jīng)營(yíng)專(zhuān)門(mén)產(chǎn)品的市場(chǎng)，如鋼材、化工、能源等，主要吸引專(zhuān)業(yè)買(mǎi)主。 l 水平門(mén)戶(hù) ( horizontal portals )，集中了種類(lèi)繁多的產(chǎn)品，供不同買(mǎi)主采購(gòu)，其主要經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域包括維修和生產(chǎn)用的零配件、辦公用品等。 第三方系統(tǒng)主要通過(guò)如下三大方式開(kāi)展日常運(yùn)作： l 采購(gòu)代理：為企業(yè)和政府等組織提供一個(gè)安全的在線(xiàn)采購(gòu)場(chǎng)所，也提供諸如在線(xiàn)投標(biāo)和實(shí)時(shí)拍賣(mài)服務(wù)，把技術(shù)授權(quán)給各企業(yè)和政府等組織使用，使其有權(quán)訪(fǎng)問(wèn)他們的供應(yīng)商。 l 聯(lián)盟采購(gòu)：一組不同的企業(yè)和政府等組織，把他們要采購(gòu)的相同或相似的產(chǎn)品，在數(shù)量上加以累計(jì)，來(lái)增加他們的集體購(gòu)買(mǎi)力，以獲得價(jià)格優(yōu)惠。一般是由企業(yè)和政府等組織聯(lián)盟共同開(kāi)發(fā)和維護(hù)。 l 中介市場(chǎng)：有專(zhuān)門(mén)的在線(xiàn)采購(gòu)公司建立，用來(lái)匹配企業(yè)和政府等組織和多家供應(yīng)商的在線(xiàn)交易，除了提供技術(shù)外，還通過(guò)咨詢(xún)和市場(chǎng)分析為企業(yè)和政府等組織提供增值服務(wù)。 總之，第三方系統(tǒng)的最大好處是，企業(yè)和政府等組織只需購(gòu)買(mǎi)第三方服務(wù)，利用第三方技術(shù)進(jìn)行在線(xiàn)采購(gòu)；其缺點(diǎn)是難以控制和跟蹤采購(gòu)開(kāi)支。 電子化采購(gòu)對(duì)供需雙方各有哪些戰(zhàn)略?xún)?yōu)勢(shì)？ 要實(shí)施電子化全球采購(gòu)，采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)采購(gòu)電子化到底能給自己（即采購(gòu)方）和供應(yīng)商各能帶來(lái)什么樣的具體好處，和電子化采購(gòu)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，都應(yīng)該心知肚明： 電子化采購(gòu)對(duì)采購(gòu)方的戰(zhàn)略?xún)?yōu)勢(shì) l 過(guò)去企業(yè)和政府等組織的采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人員只注重結(jié)果，通常是把訂單交給了那些能滿(mǎn)足質(zhì)量要求和按時(shí)交貨的供應(yīng)商就算完事。他們會(huì)向太多的供應(yīng)商采購(gòu)，而實(shí)際上并不需要這么多。 l 另外，類(lèi)似的物品也常被分散在大量的供應(yīng)商中采購(gòu)，分散采購(gòu)數(shù)量使企業(yè)和政府等組織支付了更高的采購(gòu)單位成本。采購(gòu)業(yè)務(wù)的總成本也因要維護(hù)大量的供應(yīng)商而比實(shí)際需要的更高。 l 在線(xiàn)采購(gòu)過(guò)程通常有企業(yè)和政府等組織制造工程師參加，他們審評(píng)圖紙并按相似的特征或流程分類(lèi)物品，這樣，候選供應(yīng)商能投標(biāo)合并了的特征相似的物品，從而改進(jìn)了成本、交貨期和質(zhì)量。 l 其次，在線(xiàn)采購(gòu)公司對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程通常實(shí)行一條龍服務(wù)，從聯(lián)系確定供應(yīng)商到確定采購(gòu)時(shí)間，最后完成采購(gòu)競(jìng)價(jià)，一直全線(xiàn)跟蹤服務(wù)。 l 在線(xiàn)采購(gòu)流程要求企業(yè)和政府等組織評(píng)估其他有能力的供應(yīng)商。在過(guò)去的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，這些新的供應(yīng)商可能根本不被考慮。 l 在線(xiàn)采購(gòu)把價(jià)格談判的時(shí)間從幾個(gè)月壓縮到了幾個(gè)小時(shí)，減少了商業(yè)環(huán)境劇烈變化對(duì)價(jià)格影響的可能性。 l 在線(xiàn)采購(gòu)改變了采購(gòu)成本，這一信息對(duì)不精于成本分析的企業(yè)和政府等組織來(lái)說(shuō)是不可知的。 電子化采購(gòu)對(duì)供應(yīng)商的戰(zhàn)略?xún)?yōu)勢(shì) l 公平競(jìng)爭(zhēng)排除了原有供應(yīng)商的一些優(yōu)勢(shì)，參加競(jìng)爭(zhēng)的供應(yīng)商有同等的機(jī)會(huì)贏得訂單； l 擴(kuò)大的市場(chǎng)偏向有競(jìng)爭(zhēng)能力的供應(yīng)商，合格的供應(yīng)商將被邀請(qǐng)參加在線(xiàn)采購(gòu)； l 有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商有更多的機(jī)會(huì)贏得來(lái)自新顧客的業(yè)務(wù)，因此擴(kuò)大顧客范圍； l 有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商通過(guò)在線(xiàn)采購(gòu)能在增加銷(xiāo)售的同時(shí)，減少與此相關(guān)的銷(xiāo)售成本； l 參加在線(xiàn)采購(gòu)的供應(yīng)商能看到市場(chǎng)價(jià)格并驗(yàn)證自己的競(jìng)爭(zhēng)能力，這是非常有價(jià)值的競(jìng)爭(zhēng)信息； l 中標(biāo)的供應(yīng)商贏得的是已經(jīng)按零件或流程系列組成的物品訂單，這使供應(yīng)商能集中他們的核心能力進(jìn)行生產(chǎn)； l 在線(xiàn)采購(gòu)流程通常導(dǎo)致多年的長(zhǎng)期協(xié)議，這類(lèi)合同對(duì)獲得資本貸款非常有用，尤其對(duì)一些小型供應(yīng)商。 電子化采購(gòu)的未來(lái)發(fā)展有什么樣的大趨勢(shì)？ l 任何一個(gè)采購(gòu)專(zhuān)員，都能在其臺(tái)式電腦上，進(jìn)入一個(gè)友好用戶(hù)的點(diǎn)擊系統(tǒng)，在線(xiàn)瀏覽公司認(rèn)可的供應(yīng)商目錄； l 產(chǎn)品可以按特征、型號(hào)或名字來(lái)確定，搜索系統(tǒng)會(huì)按與采購(gòu)者需求的符合程度來(lái)排列搜索結(jié)果； l 系統(tǒng)會(huì)一一比較產(chǎn)品性能，也會(huì)比較各供應(yīng)商的價(jià)格，迅速給出折扣值，并且會(huì)很快得到與物流和供應(yīng)商支付相關(guān)的信息，而支付也可以采用電子轉(zhuǎn)帳方式； l 供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的批復(fù)是自動(dòng)的，拒絕對(duì)象也會(huì)很快列在指定的代表名單中； l 有一套完整的跟蹤需求、價(jià)格、批復(fù)和支付信息的稽查辦法； l 對(duì)供應(yīng)商業(yè)績(jī)進(jìn)行分析的有關(guān)支付信息和交易信息也能被快速準(zhǔn)確和完整地捕捉和記錄； l 擁有即時(shí)更新的分類(lèi)信息，如應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款； l 大部分交易只需幾分鐘就可完成； l 所有采購(gòu)訂單和網(wǎng)絡(luò)條款，供應(yīng)商和購(gòu)買(mǎi)者都可以在線(xiàn)同時(shí)看到。 總之，在線(xiàn)采購(gòu)在如下幾方面為企業(yè)和政府等組織采購(gòu)流程帶來(lái)增值： l 由專(zhuān)家對(duì)商品和市場(chǎng)進(jìn)行分析； l 維持流程規(guī)范，以保證關(guān)鍵步驟取得成功； l 生成一份全面而準(zhǔn)確的請(qǐng)求報(bào)價(jià)，這份報(bào)價(jià)通常比企業(yè)和政府等組織自己準(zhǔn)備的要好得多，它能使供應(yīng)商更準(zhǔn)確地計(jì)算他們的價(jià)格。 （作者簡(jiǎn)介：著名培訓(xùn)師胡松評(píng)先生，管理學(xué)博士/MBA,擁有20年外企生產(chǎn)庫(kù)存經(jīng)理、全球采購(gòu)與物流總監(jiān)、總經(jīng)理和集團(tuán)副總裁等實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)為多所大學(xué)客座教授。已有三千多家企業(yè)參加過(guò)他的培訓(xùn)，客戶(hù)滿(mǎn)意度95.6%(多年平均數(shù))。北大已出版其三部專(zhuān)著和三套講課VCD，在專(zhuān)業(yè)雜志上發(fā)表論文數(shù)十篇，廣為引用。聯(lián)系方式：13601670904；husongping@hotmail.com；husongpinghsp@yahoo.com.cn）