現(xiàn)在一些大型的集團公司都實現(xiàn)了材料的集團統(tǒng)一集中采購，如何實現(xiàn)科學的集團采購內部控制，筆者所在的集團公司作出了探討和努力，取得了良好的效果。下面是集團的具體做法，與大家一塊分享：

　　一、 首先建立具有控制職能的組織體系

　　我們集團是一個以房地產(chǎn)和工程建筑安裝為主業(yè)的大型集團公司，集團統(tǒng)一采購，是有集團設立的貿(mào)易公司來完成的。

　　下圖是集團貿(mào)易公司采購的組織控制架構圖

　　設立招標委員會和價格審定委員會

　　1、 價格審定委員會：一般由總經(jīng)理、各副總、質量技術經(jīng)理，財務、審計經(jīng)理、價格信息經(jīng)理、招標辦主任共同組成。每月對貿(mào)易公司集中招標采購價格、分公司（項目部）零星采購購、定點采購材料價格進行審定，對由于市場變化材料價格調價物資進行審定。價格審定委員會設立價格信息管理部，負責日常工作。

　　2、 采購招標委員會：一般由總經(jīng)理、采購副總、財務審計部長、價格信息部部長、招標辦主任、質量技術部、辦事處采購等人員共同組成。采購招標管理委員會的主要職責：對集團大宗材料進行招標，對各分公司（項目部）自主招標項目進行管控，對分公司（項目部）零用物資定點定價采購進行管控。招標委員會下設辦公室，負責日常工作

　　其他各部門的主要職責：

　?。ㄒ唬﹥r格信息部：

　　1、 負責價格信息的搜集、整理、分類和處理；

　　2、 負責招標、談判等材料價格方案的制定、調整；

　　3、 負責材料價格的比對監(jiān)督；

　　4、 負責采購和供應價格的預警、報告；

　　5、 供應商價格因素的評審。

　?。ǘ┘夹g質量部

　　1、 負責材料樣品的取得，質量標準的制定；

　　2、 負責質量信息的搜集整理和反饋；

　　3、 負責重、大、新、特材料的質量檢驗和鑒定；

　　4、 負責材料分類標準的制定和材料的分類；

　　5、 材料技術標準的制定、判斷、評價；

　　6、 負責質量監(jiān)督；

　　7、 負責質量問題的協(xié)調、談判、報告和處置；

　　8、 供應商技術、質量項目的考察、評審。

　　（三）計劃調度部

　　1、 負責采購計劃的收集；

　　2、 負責采購計劃的下達；

　　3、 負責供應商供應配額的分配方案的制定；

　　4、 負責內部調撥計劃的制定。

　?。ㄋ模┱袠宿k

　　招標委員會的常設機構，負責

　　1、 供應商信息的搜集、分類、整理、初步遴選；

　　2、 招標工作的準備、組織、安排、協(xié)調；

　　3、 負責招投標文件的制作、準備、發(fā)放、管理；

　　4、 負責合同的管理；

　　5、 供應商考評的組織、綜合考評結果的報告；

　?。ㄎ澹徲嫳O(jiān)督部門

　　1、 對采購人員廉政建設進行審計；

　　2、 對采購各項規(guī)定、流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督；

　　3、 對價格、質量、結算、供應商選擇、供應配額分配的執(zhí)行情況進行審計；

　　4、 受理各種舉報、投訴，并負責查處；

　　5、 供應商經(jīng)營管理資質的評審。

　　（六）財務部

　　1、 合同和票據(jù)的審查；

　　2、 付款率的控制；

　　3、 財務結算，資金的支付。

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　　1、 供應商服務資質的評審；

　　2、 客戶信息的傳遞；

　　3、 客戶關系的維護；

　　4、 采購計劃的落實、訂單的下達、傳遞等；

　　5、 客戶服務的動態(tài)評審

　　二、關于供應商選擇的內部控制

　　（一）、公開招投標的形式選擇供應商。

　　招標投標采購模式的基本流程圖

　　包括零星材料在內的所有的材料采購都要通過公開招投標的方式進行定點采購。

　?。ǘ﹨^(qū)別不同的材料，分別采取不同的方法和程序。主要區(qū)別是在資質的評審方面。在招投標采購中，資質的評審是十分重要的，是確定供應商最科學、合理的方法，也是防范采購腐敗有力的控制措施。對零星采購的招標、定點要適當簡化程序，對大宗的、長期使用的材料采購則要完全按程序來。關于資質的評審模式另有詳細規(guī)定。

　?。ㄈ┲贫ú⒐_招投標流程；

　?。ㄋ模┲贫ú⒐_供應商的評判標準；

　　（五）評委及其各專業(yè)工作小組的組成要具有專業(yè)性和廣泛的代表性。評委不僅有貿(mào)易公司的人員參與，還要有集團財務、審計、法律、技術、質量、以及總承包系統(tǒng)的預算、材料、倉儲等人員組成。組成人員根據(jù)材料的不同、使用和采購單位的不同，遴選參評人員。評委的組成不是固定不變的。

　?。痰淖罱K確定，根據(jù)各參評人員和專業(yè)評價小組的意見，按規(guī)定的程序集體決策。

　　三、貿(mào)易公司不同材料采購的流程

　?。ㄒ唬┝阈遣牧系亩c采購流程

　　1、 物資分類。由質量技術部門負責對所有零星采購的材料按品別進行分類，確定由幾家供應商采購比較合理；

　　2、 供應商尋找。通過報刊、廣播電視進行公告、對自有的供應商資源可以通過信函或電話的方式進行通知；

　　3、 符合性供應商調查、資格審核（集團采購中心進行抽查），填寫“供應商調查表”

　　4、 招投標材料準備。

　　5、 進行招投標（集團采購中心組織或參與）見招標流程。

　　6、 確定中標單位、簽訂定點定價合同；

　　7、 供應商按照計劃定期、定點送貨；

　　8、 委托采購。對超出供應商經(jīng)營范圍，但和供應商經(jīng)營范圍相近的財務的采購；

　　9、 供應商根據(jù)合同和經(jīng)批準的票據(jù)定期到財務結算；

　　10、 價格的調整。根據(jù)隨行就市的原則，隨著市場價格的變動，供應商應對供應價格及時進行調整，如果價格行為不合規(guī)，貿(mào)易公司要和供應商交涉，及時對采購價格進行調整。

　?。ǘ┨厥馕镔Y、非定點定價、緊急采購流程

　　1、 采購的依據(jù)是總承包各公司上報的采購計劃和預算，緊急采購的申請；

　　2、 招標辦公室進行供應商的公開尋找；

　　3、 由價格管理部門和質量管理部門進行詢價、質價對比；

　　4、 確定合格供應商、填寫“貨比三家價格表”，根據(jù)采購物資資金額度大小逐級呈報上級主管領導審批 ；

　　5、 簽訂一次性材料/批量材料采購合同；

　　6、 供應商按照計劃送貨；

　　7、 供應商根據(jù)合同和經(jīng)批準的票據(jù)定期到財務結算。

　　（三）大宗物資集中招標采購流程

　　1、采購依據(jù)是各分子公司的年度和月度采購預算與計劃；

　　2、貿(mào)易采購計劃調度管理部門對計劃進行信息匯總、分類；

　　3、招標辦公室尋找符合性供應商；

　　4、符合性供應商調查、資格審核，填寫“供應商調查表”；

　　5、招投標材料準備；

　　6、進行招投標。根據(jù)招投標流程；

　　7、確定中標單位、簽訂統(tǒng)購分供合同；

　　8、供應商按照計劃定期、定點送貨；

　　9、供應商根據(jù)合同和經(jīng)批準的有效票據(jù)定期到財務結算；

　　10、價格的調整。根據(jù)隨行就市的原則，隨著市場價格的變動，供應商應對供應價格及時進行調整，如果價格行為不合規(guī)，貿(mào)易公司要和供應商交涉，及時對采購價格進行調整。

　　為保證各種采購流程科學性、統(tǒng)一性、可追溯性應對各種采購表格進行統(tǒng)一格式，規(guī)范填寫、完整保存。一個閉環(huán)的采購流程檔案包括：采購物資分類表、供應商調查表、供應商資質、詢價單、貨比三家價格表、評標記錄、投標書、中標通知書、采購計劃單、入庫檢驗單。以上資料根據(jù)流程不同保存不同的檔案資料。統(tǒng)一由招標辦管理。

　　四、關于采購配額在供應商間分配的控制

　　為了提高采購的規(guī)模效應，降低采購成本，我們盡量將有限的采購量集中在少數(shù)幾個供應商家，但是選擇2－3家供應商，有利于供應商間的競爭。因此采購量的分配必須做到合理、有效和公正。

　　（一）每年要在第四季度，由總承包、安裝、裝潢等公司編制下一年度的采購預算，經(jīng)審定后報貿(mào)易公司；

　?。ǘ┥鲜龈鞴久吭乱鶕?jù)全年意思，細化月度預算，報貿(mào)易公司總部；

　?。ㄈ┰谡型稑嗽u定中，要集體決策，明確各供應商的供應范圍和供應總量，以及供應的具體時間，并寫入合同中去；

　?。ㄋ模┵Q(mào)易公司要設立計劃調度部門，負責采購計劃的收集、整理、歸類、協(xié)調、安排和采購計劃的下達。安排時必須嚴格按與供應商簽訂的合同執(zhí)行。對擅自改變合同配額及其比例的，要對相關人員處罰；

　?。ㄎ澹鞴痰牟少徲媱潓徟逻_后，由客戶關系部通知供應商供貨；

　?。o急采購，要根據(jù)各供應商提供的服務品種和供貨配額比例安排和下達采購計劃。盡量減少緊急采購

　　五、關于采購價格的內部控制

　?。ㄒ唬τ诓牧系某跏純r格，要在招投標程序中，由集體決策確定，并寫入合同；

　　（二）對材料價格實行動態(tài)控制。材料價格經(jīng)常隨市場波動，不是一成不變的，因此必須實行動態(tài)管理和控制。有關動態(tài)管理和控制的原則要在招投標程序中寫入合同中去。

　　（三）貿(mào)易公司要建立材料價格信息部，各辦事處要設立相應的價格信息員；

　?。ㄋ模﹥r格信息管理部，負責市場材料價格信息的搜集，整理，分析和比對，監(jiān)督供應商價格的合理性。

　　（五）建立價格信息庫，建立供應商價格執(zhí)行分析系統(tǒng)，及時監(jiān)督預警供應商的價格走勢和價格行為以及對我公司的影響，并建立及時報告制度；

　　（六）各地財務機構的材料會計也要負責當?shù)夭牧闲畔⒌乃鸭?、比對和監(jiān)督，并將相關異常信息及時反饋給貿(mào)易公司總部價格信息部，形成與價格信息部的相互補充、印證；

　?。ㄆ撸┵Q(mào)易公司審計部門和集團審計部門，要定期對材料價格的執(zhí)行情況進行全面審計，要建立自己的價格信息系統(tǒng)，作為材料價格審計的依據(jù)。

　　六、關于材料結算的內部控制

　　（一）關于材料的結算方式、結算周期、付款比例，均應在招投標過程中明確，并寫入合同；

　?。ǘ┎牧系慕Y算一律由財務部門統(tǒng)一結算，其他人不得擅自進行結算（所有材料實行定點采購，使財務統(tǒng)一結算成為可能），特別是不允許與采購事項相關聯(lián)的人員進行結算；

　?。ㄈ┴攧詹块T根據(jù)與供應商簽訂的合同、資金安排計劃、供應商手中持有的經(jīng)批準的發(fā)票、入庫單、質量驗收單，進行結算；

　?。ㄋ模┵Q(mào)易公司會同資金部、集團財務部根據(jù)各分子公司采購合同規(guī)定的付款周期確定各分子公司在不同時期的付款率，并做為財務經(jīng)理的考核指標，貿(mào)易公司財務要建立付款比率動態(tài)控制信息體系，對各地付款的情況進行適時動態(tài)的監(jiān)督控制；

　　（五）貿(mào)易公司和集團審計部門每月要對付款的情況進行一次全面的審計。

　　七、關于采購質量的內部控制

　?。ㄒ唬┵Q(mào)易公司總部建立材料質量檢測和監(jiān)督部門，負責材料質量的檢測、接受各分子公司材料質量問題的投訴，并就材料質量糾紛進行協(xié)調處理。

　?。ǘΥ笞诤托?、特材料的采購要提供樣品，此項工作在招投標程序中提出，并在合同中予以明確，同時明確質量的文字標準和質量事故的處理準則，程序等；

　?。ㄈ┐笞诤托?、特材料，必須由貿(mào)易公司質量檢測部門進行專業(yè)測試；

　　（四）各地分子公司負責對材料質量的檢驗。所有材料無論總部是否驗證過，各分子公司必須全面驗測；

　?。ㄎ澹Τ霈F(xiàn)的質量問題，各分子公司書面報告貿(mào)易公司質量檢測部門；

　?。┵|量檢測部門對質量問題落實后，出具處理報告，經(jīng)相關領導審批后由客戶關系部負責通知供應商執(zhí)行；

　?。ㄆ撸┕檀嬖诋愖h的，由質檢部門負責與供應商進行談判、協(xié)調和處理。

　　八、供應商的動態(tài)管理和內部控制

　　為了提高供應商的競爭力和危機感，我們必須對供應商實行動態(tài)管理。

　　（一）對戰(zhàn)略合作伙伴我們可以簽訂三年期的基本戰(zhàn)略協(xié)議，但必須每年簽訂一次具體的供應合同，并對供應商逐月進行考核；

　?。ǘ┡c所有供應商簽訂廉政建設協(xié)議，要求供應商交納廉政保證金，對供應商向我方供應管理人員受賄的，沒收保證金，并處以造成公司受損金額10倍的罰款，在貨款中扣除；

　　（三）不隨行就市，采取不當價格行為造成我方損失的，對供應商處以受損金額10倍以上的罰款；

　?。ㄋ模ε撟骷?，質價不符給我方造成損失的，按損失金額10倍以上的罰款；

　?。ㄎ澹Ψ詹坏轿?，交貨不及時，給我方造成損失的，按損失金額10倍以上的罰款；

　　（六）每月由各責任部門對供應商進行動態(tài)考核：考核的內容如下：

　?、儋|量考評指標。質量是衡量供應商的最基本的指標。供應商質量指標主要包括來料批次合格率、來料抽撿缺陷率、來料在線報廢率、來料免撿率等。由貿(mào)易公司質檢部和各分子公司在貨物驗收中考核；

　?、诠荚u指標。供應商的供應指標是同供應商的交貨表現(xiàn)以及供應商計劃管理水平相關的考核因素。主要包括：準時交貨率、交貨周期、訂單變化接受率等。由各分子公司負責考核。

　?、劢?jīng)濟考評指標。經(jīng)濟指標主要考慮的是采購價格與成本。主要包括：價格水平、報價行為、降低成本的態(tài)度與行動、分享降價成果、付款方式等。有價格信息部和財務部、審計部負責考核；

　　④服務考評指標。主要考核供應商在支持、合作與服務方面的表現(xiàn)。主要包括：投訴靈敏度、溝通、合作態(tài)度、共同改進、售后服務、參與開發(fā)及其他支持。由各分子公司和客戶關系部負責考核；

　　貿(mào)易公司根據(jù)上述考評的結果根據(jù)合同的約定要對供應商采取不同的處理策略。