選擇與素質(zhì)高的人進(jìn)行郵件溝
與低素質(zhì)、低水平的人溝通時(shí)就會(huì)產(chǎn)生代溝，您的理念與對(duì)方的理念不同時(shí)，很難產(chǎn)生共鳴，雙方的立場(chǎng)不同導(dǎo)致的結(jié)果不同，您在郵件中講的事情已經(jīng)很清晰了對(duì)方還是不能理解或者理解錯(cuò)誤。與這樣的人溝通最簡(jiǎn)單有效的辦法就是面對(duì)面講話或電話溝通。少用文字性的材料。
寫(xiě)郵件時(shí)注意格式和內(nèi)容
      郵件正文開(kāi)始要寫(xiě)稱(chēng)呼，這表示對(duì)人的尊稱(chēng)。如果既不寫(xiě)姓名又不寫(xiě)稱(chēng)謂，表示您在藐視對(duì)方。這是寫(xiě)郵件的大忌。很多朋友在郵件中與客戶溝通，只一次就永遠(yuǎn)的沒(méi)有回音了，就是沒(méi)有稱(chēng)謂。
　　郵件要注意條理性。給對(duì)方寫(xiě)郵件時(shí)盡量用1、2、3、4等一條一條列清楚，每一條講什么內(nèi)容，采用遞進(jìn)式展開(kāi)，對(duì)方會(huì)覺(jué)得與您這樣一樣有內(nèi)涵的人溝通是一件快樂(lè)的事。
　　對(duì)于郵件用語(yǔ)，要禮貌地用詞，哪怕對(duì)方是您的下屬，也盡可能地用“您”，而少用“你”，郵件中更不可以有輕浮的詞語(yǔ)和 粗口的內(nèi)容。需要對(duì)方配合時(shí)，要用“請(qǐng)”。人本身無(wú)貴賤之分，如果從郵件中體現(xiàn)貴賤，那只能說(shuō)明您自以為高貴，而不把別人放在眼里，或者只是例行公事。這樣的郵件往往起到的是反作用。
　　給對(duì)方問(wèn)題或提議、要求時(shí)，一定要告訴對(duì)方慶什么進(jìn)修給予回復(fù)。當(dāng)別人給自己的郵件中也有這樣的提示時(shí)，自己應(yīng)該每過(guò) 一段時(shí)間就向?qū)Ψ綀?bào)告一次事態(tài)的進(jìn)展情況。如果對(duì)方對(duì)自己的要求既沒(méi)有提前告訴對(duì)方能否做，有什么困難，到期了對(duì)方不催促時(shí)還不報(bào)告對(duì)方，這是相當(dāng)無(wú)禮的舉動(dòng)。給對(duì)方一種不可信或不重合作的感覺(jué)。為了避免這種事情發(fā)生，自己最好隨身帶一小本記事本，把對(duì)方給自己的要求排成時(shí)間表，定期查看，總結(jié)與分析結(jié)果。及時(shí)匯總處理。
　　郵件的結(jié)尾盡量給對(duì)方一些祝?；蚨Y貌詞語(yǔ)。這些事情可能需要花您一分鐘的時(shí)間，但帶來(lái)的效果卻不是一分錢(qián)的結(jié)果?！?br />　　如何處理附件
      某些電子郵件在打開(kāi)附件時(shí)需要花很長(zhǎng)時(shí)間，這給郵件使用者帶來(lái)時(shí)間的浪費(fèi)。 為了避免這樣的事情影響他人工作，建議在發(fā)送附件時(shí)，如果能直接復(fù)制后粘貼到郵件中的，如Word的DOC、DOCX類(lèi)文檔，EXCEL的XLS、 XLSX類(lèi)文檔，可以直接選中內(nèi)容，復(fù)制和粘貼入郵件。但對(duì)于內(nèi)容較多的附件，不建議使用此方法。
　　同時(shí)發(fā)送多個(gè)附件時(shí)，建議先將附件的名稱(chēng)做相應(yīng)的修改或調(diào)整，以便對(duì)方歸類(lèi)存檔，之后將其進(jìn)行壓縮，這樣可以減少發(fā)送和接收的時(shí)間。
適時(shí)的郵件備份與分類(lèi)
      現(xiàn)在的所有郵件都有備份與分類(lèi)功能，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)備份是為了數(shù)據(jù)的安全性，也便于郵件的查詢與后期歸類(lèi)處理。