火眼金睛

一家獨(dú)立的審計(jì)事務(wù)所對(duì)一個(gè)上市公司的采購(gòu)部進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)人員考察近一年來(lái)的采購(gòu)內(nèi)容，該公司采購(gòu)部門(mén)有五個(gè)采購(gòu)員，主要負(fù)責(zé)原材料、零部件和設(shè)備及維修零件等采購(gòu)內(nèi)容，年采購(gòu)金額在5,000萬(wàn)人民幣左右，訂單采用簡(jiǎn)單地計(jì)算機(jī)打印方式，一年大約10,000個(gè)左右。采購(gòu)訂單無(wú)論金額大小一律由總經(jīng)理簽字生效。在審計(jì)過(guò)程中，有一張訂單引起審計(jì)員的注意，申請(qǐng)人為維修部工程師李由，申請(qǐng)內(nèi)容為公司辦公室用三菱柜式空調(diào)5臺(tái)。批準(zhǔn)人為維修部經(jīng)理吳事。申請(qǐng)日期5月10日，批準(zhǔn)日期5月30日。訂單資料顯示：報(bào)價(jià)一份，報(bào)價(jià)人為步智公司張錢(qián)，收件人為李由，報(bào)價(jià)日期5月20日，此訂單采購(gòu)員為加入公司半年時(shí)間的王新，訂單于6月5日由總經(jīng)理簽字發(fā)出。從財(cái)務(wù)了解到本次訂單款項(xiàng)15萬(wàn)元已于6月15日付出，發(fā)票日期為6月6日。本空調(diào)收件人為李由，空調(diào)經(jīng)常壞，又根據(jù)內(nèi)部年度員工調(diào)查反饋，夏天公司溫度較高，空調(diào)經(jīng)常壞，雖多次維修，似乎也無(wú)多大改善……

再有，審計(jì)人員找出一項(xiàng)訂單資料如下：采購(gòu)內(nèi)容為印刷公司產(chǎn)品手冊(cè)。共計(jì)：3000元。申請(qǐng)人為采購(gòu)員鄒遼。申請(qǐng)日期為5月4日，6日，10日，訂單日期5月10日，報(bào)價(jià)5月11日。經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，公司每年印刷品量很大，采購(gòu)金額大致在1,000萬(wàn)，馬虎公司作為印刷品唯一供應(yīng)商與公司已有多年合作經(jīng)驗(yàn)，價(jià)格每年有少許降低，采購(gòu)員對(duì)質(zhì)量反映尚可，市場(chǎng)部和公關(guān)部偶有投訴主要是印刷色彩問(wèn)題及外觀污漬。

訂單于5月15日由采購(gòu)經(jīng)理簽署。預(yù)計(jì)交貨日期5月25日，實(shí)際交貨記錄反映有一批手冊(cè)遲交于5月28日，其余資料無(wú)。問(wèn)及與馬虎公司有無(wú)合同，采購(gòu)部花了近10小時(shí)（未能當(dāng)場(chǎng)出示）才提供一份復(fù)印件。問(wèn)及原因何在，言稱不知，采購(gòu)員鄒遼則剛剛離開(kāi)公司，該合同顯示簽于三年前，由前任采購(gòu)經(jīng)理簽署。合同簽字生效日為當(dāng)年1月1日。合同中只有某種規(guī)格的價(jià)格，沒(méi)有印量與價(jià)格的關(guān)系，也沒(méi)有包括訂單中所有采購(gòu)項(xiàng)目。原有的價(jià)格已明顯高于現(xiàn)在訂單價(jià)格。

討論：

1.上面審計(jì)的發(fā)現(xiàn)中，分析問(wèn)題點(diǎn)。

2.采購(gòu)審計(jì)都會(huì)涉及哪些方面？

點(diǎn)評(píng)：

公司的所有訂單，無(wú)論金額都少，都必須由總經(jīng)理簽字，這樣的情況不再少數(shù)，似乎這樣做，公司的控制很嚴(yán)格，但審計(jì)則會(huì)問(wèn)一個(gè)問(wèn)題，總經(jīng)理是否有能力，有時(shí)間對(duì)每一張訂單都進(jìn)行了仔細(xì)的控制，如同在這家公司，一年10,000個(gè)訂單，總經(jīng)理在辦公室的時(shí)間能否達(dá)到100天？如果總經(jīng)理不在辦公室，訂單又如何處理？誰(shuí)來(lái)簽字？每天平均100個(gè)訂單，如果每一個(gè)訂單3分鐘，就是5個(gè)小時(shí)?？偨?jīng)理是否能有精力認(rèn)真審閱每一張訂單？如果不能，又如何談得上控制？訂單采用簡(jiǎn)單地計(jì)算機(jī)打印方式，則價(jià)格審核誰(shuí)來(lái)做？

再看這張具體的空調(diào)訂單。申請(qǐng)人為什么是維修工程師，而不是使用者？供應(yīng)商報(bào)價(jià)的接收人為何是維修工程師，而不是采購(gòu)員？那么詢價(jià)是否也是由維修工程師發(fā)出的？甚至連收貨人都是維修工程師。申請(qǐng)內(nèi)容為指定的三菱品牌，這是公司指定長(zhǎng)期使用的品牌？步智公司是否是公司認(rèn)可的供應(yīng)商？若都不是，需要做出解釋。再看采購(gòu)的過(guò)程，訂單于5日發(fā)出，發(fā)票6日，款項(xiàng)6月15日付出，是否有使用驗(yàn)收？一個(gè)采購(gòu)過(guò)程，必須有申請(qǐng)者，采購(gòu)人，收貨者，驗(yàn)收人的獨(dú)立操作并認(rèn)可簽字，這里都沒(méi)有看到，是公司采購(gòu)流程的缺失，還是采購(gòu)人沒(méi)有遵守流程？而最終的員工反饋結(jié)果，也印證了這張訂單的問(wèn)題。

第二個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中，印刷品是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)性非常強(qiáng)的產(chǎn)品，采購(gòu)金額大，1,000萬(wàn)上下，作為印刷品唯一供應(yīng)商，馬虎公司是否列入了公司的《合格供應(yīng)商名錄》？是否執(zhí)行了選擇的流程？有無(wú)對(duì)供應(yīng)商的審核？?jī)r(jià)格的審核流程在哪里？合同在哪里？合同的規(guī)范性，合同的內(nèi)容，合同的有效期，都沒(méi)有得到證實(shí)。可以得出的是，公司的合同管理流程，及合同的文檔管理都存在著巨大的缺失。雖然采購(gòu)員對(duì)質(zhì)量反映尚可，但對(duì)于市場(chǎng)部和公關(guān)部偶有投訴，及實(shí)際的交付問(wèn)題，既沒(méi)有與供應(yīng)商的反饋及改進(jìn)措施。具體到這張訂單，采購(gòu)員沒(méi)有資格作為申請(qǐng)人，訂單日期比報(bào)價(jià)還早，顯然是顛倒的。這張訂單是采購(gòu)經(jīng)理簽的，違法了公司的規(guī)定。

對(duì)采購(gòu)的審計(jì)主要包括下列內(nèi)容：

（1）審“該不該買(mǎi)”，即對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的審查。要審查采購(gòu)計(jì)劃是否進(jìn)行可行性論證（特別是金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目），采購(gòu)計(jì)劃不合理，會(huì)影響企業(yè)的預(yù)期效益，甚至?xí)斐少Y源浪費(fèi)。另外還要審查采購(gòu)計(jì)劃是否履行了相關(guān)審批手續(xù)，資金是否落實(shí)，有沒(méi)有對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行過(guò)市場(chǎng)調(diào)研等。對(duì)那些通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研無(wú)法獲得價(jià)格信息的，則應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物的成本組成內(nèi)容，采取一定的方法進(jìn)行合理測(cè)算，作為確定采購(gòu)價(jià)格的依據(jù)。

（2）審“何時(shí)買(mǎi)”，即對(duì)采購(gòu)時(shí)間的審查。要充分發(fā)揮規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有關(guān)部門(mén)提出的采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行合并、分類，能集中采購(gòu)的絕不零星采購(gòu)。另外，如果采購(gòu)時(shí)間選擇不當(dāng)，將會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或增加企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)成本。

（3）審“怎么買(mǎi)”，即對(duì)采購(gòu)方式的審查。采購(gòu)方式可以采取公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等，每種方式各有特點(diǎn)，采取哪種方式要根據(jù)具體情況靈活掌握，以獲得合理的采購(gòu)價(jià)格。這就需要在審計(jì)時(shí)，較多地運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)來(lái)具體分析判斷，避免在選擇采購(gòu)方式過(guò)程中受人情關(guān)系、私心雜念影響。采購(gòu)方式選擇得當(dāng)，不但可以加快采購(gòu)速度，而且還可以節(jié)約投資，減少不必要的人力和物力消耗。

（4）審“買(mǎi)誰(shuí)的”，即對(duì)供應(yīng)商和開(kāi)標(biāo)過(guò)程的審查。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考查了解的基礎(chǔ)上，對(duì)供應(yīng)商的選擇要制定一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，將那些信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商招進(jìn)來(lái)，將不符合我們要求的剔出去，以保證支付合理價(jià)格的同時(shí)，獲得較好的質(zhì)量，要特別注意不要讓一些人情關(guān)系左右審查標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)開(kāi)標(biāo)過(guò)程進(jìn)行審查主要是為了禁止開(kāi)標(biāo)過(guò)程中的“暗箱”操作，以維護(hù)公開(kāi)、公平、公正競(jìng)爭(zhēng)原則。審計(jì)監(jiān)督時(shí)，應(yīng)特別注意對(duì)招標(biāo)文件和評(píng)議標(biāo)準(zhǔn)的審查，看有無(wú)漏項(xiàng)問(wèn)題，有無(wú)表達(dá)不清和不合理的問(wèn)題，有無(wú)責(zé)任不清問(wèn)題，有無(wú)與國(guó)家法規(guī)、政策不一致的問(wèn)題，還應(yīng)該注意有無(wú)招標(biāo)者內(nèi)定中標(biāo)者或向投標(biāo)者泄露標(biāo)底，評(píng)標(biāo)過(guò)程中有無(wú)不公平、不公正、不合理問(wèn)題等違規(guī)行為。開(kāi)標(biāo)過(guò)程中存在的問(wèn)題將會(huì)改變招標(biāo)采購(gòu)的意義，應(yīng)予以高度重視。

（5）審“合同”，即在正式簽訂合同前，對(duì)采購(gòu)合同草本的合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行審查，它是內(nèi)部審計(jì)的重要的環(huán)節(jié)。合同是獲得合理采購(gòu)價(jià)格的法律保障，對(duì)其審查的主要內(nèi)容有：審查采購(gòu)合同標(biāo)的物是否明確，內(nèi)容是否合法，是否符合國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)；審查采購(gòu)合同的各種數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，控制采購(gòu)合同供貨數(shù)與期限，減少貨物庫(kù)存量和資金占用額，以加速資金周轉(zhuǎn)；明確雙方的違約責(zé)任，提高采購(gòu)合同的約束力和嚴(yán)肅性，以保證及提高合同履約率；審查雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對(duì)等性，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件、技術(shù)要求、驗(yàn)收方法、付款方式與期限、運(yùn)輸中的責(zé)任、售后服務(wù)及質(zhì)保期限有關(guān)約定等都要明確具體；審查雙方意見(jiàn)表達(dá)是否明確，有無(wú)意思理解上的偏差，合同中有無(wú)含糊不清、模棱兩可的措辭。

（6）審“驗(yàn)收和結(jié)算”，即對(duì)采購(gòu)標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量是否符合采購(gòu)合同的要求，與采購(gòu)商的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定，該保留質(zhì)量保證金的項(xiàng)目是否按規(guī)定保留了等等。這是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié)，它也關(guān)系到采購(gòu)活動(dòng)的成敗。即使以上環(huán)節(jié)，無(wú)懈可擊，如果驗(yàn)收手續(xù)不嚴(yán)格，也有可能導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)的失敗，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。有的供應(yīng)商，以合理的價(jià)格，取得供應(yīng)權(quán)后，在供貨時(shí)采用偷工減料，以次充好，降低軟、硬件的配置水平，降低服務(wù)質(zhì)量等手段，以牟取不正當(dāng)?shù)睦?，從而損害企業(yè)利益。所以應(yīng)嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，對(duì)于重要的采購(gòu)活動(dòng)，審計(jì)人員應(yīng)親自參與；對(duì)于專業(yè)性很強(qiáng)的采購(gòu)活動(dòng)，還可以繼續(xù)聘請(qǐng)參與采購(gòu)工作的專家來(lái)驗(yàn)收，從而保證質(zhì)價(jià)相符和采購(gòu)活動(dòng)的成功。

具體上，審計(jì)內(nèi)容包括：物資采購(gòu)內(nèi)部控制、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)招標(biāo)、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購(gòu)期后事項(xiàng)等：

物資采購(gòu)內(nèi)部控制需要調(diào)查的項(xiàng)目包括：

（一）物資采購(gòu)控制環(huán)境問(wèn)題調(diào)查

1．管理部門(mén)是否認(rèn)為健全的內(nèi)部控制能促成物資采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)？

2．組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是否有利于物資采購(gòu)各部門(mén)職責(zé)的明確劃分和協(xié)調(diào)運(yùn)行？

3．有無(wú)物資采購(gòu)程序、手冊(cè)和詳細(xì)的崗位說(shuō)明書(shū)？

4．物資采購(gòu)涉及到的所有員工是否清楚自己所要履行的崗位職責(zé)和必須遵循的政策與程序？

5．物資采購(gòu)政策及其變化是否及時(shí)向相關(guān)員工進(jìn)行了傳達(dá)？

6．管理部門(mén)是否定期向員工說(shuō)明道德行為的重要性？

7．是否制定了書(shū)面的道德政策并使員工了解了這些政策？

8．有無(wú)制定不合理的采購(gòu)目標(biāo)與高業(yè)績(jī)掛鉤的獎(jiǎng)勵(lì)誘使員工舞弊？

9．員工的素質(zhì)與其從事的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)是否相稱？

10．有無(wú)對(duì)員工進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)？

（二）物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題調(diào)查

1．是否有適當(dāng)層次的管理部門(mén)參與了對(duì)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估？

2．有無(wú)識(shí)別物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)辦法？

3．物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別是否全面？

4．是否對(duì)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了評(píng)估？

5．是否有物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防范和化解措施？

6．是否有識(shí)別人事、控制程序變化并作出相應(yīng)反應(yīng)的機(jī)制？

7．有無(wú)防止物資積壓或短缺的有效辦法？

8．物資安全庫(kù)存量的確定是否合理？有無(wú)進(jìn)一步降低的可能？

（三）物資采購(gòu)控制活動(dòng)問(wèn)題調(diào)查

1．所有物資采購(gòu)是否以合法經(jīng)營(yíng)需求或目的為依據(jù)？

2．物資采購(gòu)是否經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)？

3．是否以最具成本效益的方式取得物資？

4．是否對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施合同控制？

5．是否對(duì)物資采購(gòu)不相容職務(wù)執(zhí)行了分離？

6．是否對(duì)承擔(dān)采購(gòu)職責(zé)的員工進(jìn)行定期輪崗？

7．大宗物資采購(gòu)是否實(shí)行招標(biāo)控制？

8．供應(yīng)商選擇是否做了充分的調(diào)查并持續(xù)監(jiān)督供應(yīng)商業(yè)績(jī)？

9．采購(gòu)物資的價(jià)格確定是否合理？

10．有無(wú)健全的物資價(jià)格信息控制措施，包括物價(jià)信息收集、分類、加工、比較的程序控制，信息的質(zhì)量要求，信息資料的歸檔保管等？

11．是否對(duì)到貨物資由獨(dú)立部門(mén)組織認(rèn)真驗(yàn)收？

12．對(duì)驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資是否及時(shí)查明原因落實(shí)責(zé)任？

13．是否對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行了永續(xù)盤(pán)存記錄？

14．在缺乏永續(xù)盤(pán)存記錄時(shí)，是否存在補(bǔ)償控制措施？

15．物資采購(gòu)是否實(shí)施了ABC分類管理法？

16．是否對(duì)物資進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)？

17．是否在有關(guān)物資采購(gòu)票證審核一致、無(wú)誤的基礎(chǔ)上確認(rèn)應(yīng)付賬款負(fù)債？

18．是否定期發(fā)送供應(yīng)商對(duì)賬單？

19．有無(wú)物資接觸和記錄使用控制措施？

20．對(duì)物資采購(gòu)是否采取了健全的憑證和記錄控制？

21．是否有針對(duì)計(jì)算機(jī)環(huán)境下物資采購(gòu)信息處理的安全控制標(biāo)準(zhǔn)和措施？

（四）物資采購(gòu)信息與溝通問(wèn)題調(diào)查

1．管理部門(mén)是否鼓勵(lì)涉及物資采購(gòu)的所有各方交流信息？組織內(nèi)部信息渠道是否通暢？

2．信息溝通是否能使員工有效履行職責(zé)？

3．與組織外部是否有信息溝通？

4．是否存在根據(jù)截止期信息對(duì)物資采購(gòu)明細(xì)賬和總賬進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)？

5．是否對(duì)重大物資采購(gòu)差異進(jìn)行了及時(shí)調(diào)查和處理，是否將調(diào)查結(jié)果向管理層提交？

6．管理部門(mén)是否投入充分的資源來(lái)支持對(duì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和修改？

7．是否保持最新的物資采購(gòu)會(huì)計(jì)文件？

8．收集的外部信息是否全面，包括物價(jià)變動(dòng)信息、市場(chǎng)需求信息、經(jīng)濟(jì)政策信息、技術(shù)信息、供應(yīng)渠道變化信息、業(yè)務(wù)流程再造信息等？

9．有無(wú)通暢的例外情況報(bào)告渠道？

10．員工的反饋以及供應(yīng)商的投訴渠道是否暢通？

11．是否采取措施保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息處理和傳遞的安全完整和對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范？

（五）物質(zhì)采購(gòu)監(jiān)督問(wèn)題調(diào)查

1．是否建立適當(dāng)管理程序來(lái)保證物資采購(gòu)控制的運(yùn)行并對(duì)運(yùn)行的效果進(jìn)行評(píng)估？

2．是否存在適當(dāng)?shù)某绦驅(qū)ξ镔Y采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)的日常監(jiān)督？

3．監(jiān)督活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的控制薄弱環(huán)節(jié)是否向適當(dāng)管理層匯報(bào)？是否根據(jù)需要對(duì)政策和程序進(jìn)行修改？

4．是否設(shè)立獨(dú)立稽核員對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施獨(dú)立監(jiān)督？

5．審計(jì)活動(dòng)范圍是否能夠足以證明物資采購(gòu)內(nèi)部控制的有效性？